Hva er dokumentavbildning?

Dokumentavbildning er et essensielt element i å gjøre forretninger i dag.Som et middel til å lage elektroniske kopier av viktige artikler, diagrammer og bilder, hjelper dokumentavbildning til å sikre at forretningspapirer kan lagres og arkiveres trygt.Her er det grunnleggende som er involvert i dokumentavbildning, inkludert lagring og distribusjon av de lagrede bildene.

Papirdokumentavbildning er veldig enkel.Alt som virkelig kreves er en kvalitetsskanner, en USB -kabel for å koble skanneren til en datamaskin, og deretter skanne programvare som lar det lagrede bildet bli navngitt og lagret.Mens dokumentskannere pleide å være noe dyre, er enheter av god kvalitet tilgjengelige i dag til veldig rimelige priser.Dette gjør dokumentavbildning mulig for både virksomheter og i hjemmet.

Når programvaren er lastet på harddisken, og skanneren gjenkjennes av systemet, er det enkelt å plassere dokumentet med forsiden ned på skannerskjermen og trykke på starttasten for å starte skanningen.Arbeider på en måte som ligner på en kopimaskin, vil skanneren lage et bilde av dokumentet, og jobbe fra den ene enden til den andre.Når siden er fullført, vil det være mulig å bruke programvaren for å navngi det skannede dokumentet og deretter lagre det på harddisken til datamaskinen.Den ene, å lage en elektronisk kopi av verdifulle dokumenter, sikrer at selv i tilfelle originalen går tapt, kan den gjenskapes ved å skrive ut den elektroniske kopien.For det andre kan verdifulle arkiver fra år tidligere fanges opp og bevares, siden dokumentavbildning skaper en kopi som ikke vil visne, gult med alderen eller bli sprø over tid.Siste, dokumentavbildning gjør det veldig enkelt å dele kopier av papirdokumenter med eksterne steder.

For eksempel, hvis en salgsforbindelse er ute av landet og trenger å se en kopi av en klientkontrakt, er det ikke nødvendig å påløpe utgiftene som er involvert i å lage en papirkopi og sende den med en budtjeneste.I stedet kan det skannede dokumentet ganske enkelt sendes e -post eller plasseres i et nettverk som tilknyttet seg.Det som pleide å ta dager nå tar bare noen minutter å oppnå med dokumentavbildning.

Dokumentavbildning har endret måten mange selskaper lagrer viktige dokumenter, samt gjort det mye lettere å hente data når det var nødvendig.Enten dokumentene består av bilder, kontrakter eller bygningsskjemaer, blir bildene av viktige papirer bevart og tilgjengelige når de trengs.