Jak wybrać najlepszą platformę współpracy?

Szukając najlepszej platformy współpracy, oceń Twoje potrzeby i oczekiwania dotyczące oprogramowania.Większość platform współpracy oferuje podstawowe funkcje komunikacji, przechowywanie danych, udostępnianie plików, narzędzia do rozwiązywania problemów i obiekty konferencyjne.Należy również wziąć pod uwagę szybkość, łatwość użytkowania, dodatkowe funkcje i koszty.

Trzy podstawowe i najważniejsze funkcje każdej platformy współpracy to scentralizowane przechowywanie danych, narzędzia komunikacyjne i narzędzia do rozwiązywania problemów.Scentralizowane przechowywanie danych eliminuje potrzebę przechowywania danych na jego komputerze i pomaga w pozostawaniu spójnym i aktualnym.Udostępnianie plików na żywo jest kolejną przydatną funkcją i ułatwia współpracownikom udostępnianie dokumentów lub arkuszy kalkulacyjnych w grupie.

Narzędzia komunikacyjne mogą zawierać takie funkcje, jak konferencje internetowe, spotkania grupowe lub prywatne, protokół Voice Over Internet (VoIP), e-maillub systemy wiadomości błyskawicznych.Wideo transmisji na żywo jest bardzo skuteczne w konferencjach lub spotkaniach online, a niektóre platformy współpracy oferują funkcję wirtualnej tablicy do demonstracji.Być może będziesz musiał wykluczyć współpracownika ze spotkania, a niektóre platformy pozwolą ci to zrobić.

Narzędzia do rozwiązywania problemów są ważne, jeśli chodzi o zapewnienie wszystkim współpracownikom rozwiązywania problemów szybko i łatwo.Niektóre platformy zawierają zintegrowaną sekcję pomocy, do której można uzyskać dostęp do dowolnego współpracowników grupowych.Ta funkcja pomaga ograniczyć korzystanie z profesjonalistów lub usług zewnętrznych i może zaoszczędzić czas i pieniądze.

Platformy współpracy mogą przybierać różne formularze i mogą być zainstalowane oprogramowanie na komputerze lokalnym lub instalacji, która działa ze zdalnego serwera.Niektóre platformy to Internet, a współpracownicy mogą uzyskać dostęp do platformy z nazwą użytkownika i hasłem.Instalacja lub rodzaj wybranej platformy może wpływać na szybkość i wydajność platform.Szybkość jest ważną kwestią, ponieważ opóźnienie lub powolna wydajność mogą powodować problemy podczas konferencji internetowych lub wykorzystanie VoIP.

W niektórych przypadkach może być konieczne posiadanie profesjonalisty lub skonfigurowanie dla Ciebie platformy współpracy.W takim przypadku rozsądnie jest sprawdzić, czy dostawca oferuje również szkolenie dla członków zespołu korzystającego z platformy współpracy, ponieważ pomoże zespołowi zrozumieć, w jaki sposób platforma funkcjonuje i zapewni optymalną wydajność od samego początku.Większość platform jest dość łatwa w użyciu, ale funkcje i funkcje różnią się znacznie w zależności od platformy, więc może zająć trochę czasu, aby współpracownicy w pełni zrozumieć system.

Ostatnim rozważaniem byłoby to, czy wolałbyś użyćOprogramowanie typu open source lub oprogramowanie zastrzeżone.Jeśli masz napięty budżet, oprogramowanie typu open source jest najlepszą opcją, ponieważ te pakiety można uzyskać bezpłatnie.Większość tych pakietów oferuje podstawowe funkcje, ale jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, może być w najlepszym interesie, aby zdecydować się na płatne pakiet oprogramowania.