Jak opracować najlepsze wytyczne dotyczące zamówień?

Wraz ze wzrostem firmy lub organizacji potrzeba ustalenia wytycznych dotyczących zamówień staje się ważniejsza.Zakup lub zakup to zarządzanie wszystkimi wydatkami na usługi i towary.Jako aspekt ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem jest to centralna funkcja, która dotyczy bezpośrednio ograniczenia kosztów, zmniejszania wydatków i zwiększania zysków.Chociaż większość ludzi kojarzy zamówienia z dużymi firmami i ofertami wielu milionów dolarów, wytyczne dotyczące zamówień mogą pomóc każdej firmie, dużej i małej.

Pole zamówień jest tak szerokie, że najlepiej jest podzielić go na odrębne procesy biznesowe.Główne kategorie to: Zarządzanie dostawcami, towary i usługi umowne, warunki płatności, progi i segregacja obowiązków.Oprócz identyfikacji innego procesu biznesowego, istnieją trzy elementy, które należy wypełnić w celu opracowania wytycznych dotyczących zamówień: ustanowienie struktury i roli organizacyjnej, wdrożenie kontroli księgowych oraz zdefiniuj odpowiedzialność i odpowiedzialność za procesy zamówień w organizacji.

Standardowa metodologiaSłuży do opracowania wytycznych dotyczących zakupów jest utworzenie folderu plików dla wytycznych.W tym folderze pliku utwórz osobny dla każdego z głównych procesów biznesowych.W miarę opracowywania wytycznych utwórz przewodniki procesowe dla różnych ról i działów zaangażowanych w proces.Dołącz sekcję dotyczącą raportów dotyczących nadzoru i zarządzania, a także dokument przepływowy do przeglądu kierownictwa wyższego szczebla.Wszystkie wytyczne powinny zostać poddane przeglądowi i omówione z dotkniętymi obszarami oraz przedstawić kierownictwu wyższego szczebla w celu przeglądu.Po przyjęciu szkolenie wszystkich użytkowników jest zobowiązane do wdrożenia wytycznych.

Pierwszym elementem, który należy przejrzeć, są role i obowiązki różnych graczy w procesie zamówień.Zidentyfikuj kto, co, gdzie i dlaczego dla każdej transakcji i określ punkt inicjacyjny lub aktywność.Na przykład, gdy departament wymaga materiałów biurowych, kto jest odpowiedzialny za ten proces?Jak decydują, z którego dostawcy skontaktuj się?Jaka jest maksymalna kwota, jaką mogą wydać i kto zatwierdza ten zakup?Wszystkie te pytania mają kluczowe znaczenie dla opracowywania wytycznych dotyczących zamówień.

Rachunkowość zapewnia standardową strukturę śledzenia i zarządzania wydatkami.Korzystanie z zapotrzebowania na zakup, zamówienia zakupowe, cytaty, umowy i inne narzędzia zakupowe Wpływ na funkcje księgowe.Typowe kontrole rachunkowości koncentrują się na zmniejszeniu ryzyka oszustw, uzyskaniu najlepszej wartości dla dolara, otrzymaniu wynegocjowanych cen i warunków oraz zezwolenia na zatwierdzenie.Pozycjami tych można zarządzać w skomputeryzowanym systemie, ale najpierw należy je zdefiniować w wytycznych dotyczących procesu biznesowego.

Odpowiedzialność i odpowiedzialność są głównym motorem zamówień.Większość organizacji koncentruje się na wartości dolara zamówienia lub umowy, ale może przeoczyć całkowitą liczbę wydaną na określony towar.Określenie odpowiedniego stanowiska, aby być odpowiedzialnym za negocjacje z dostawcą i przetwarzanie zamówień zakupu jest ważnym krokiem w wytycznych dotyczących zamówień.