Jak poprawić przepływ pracy?

Poprawa przepływu pracy jest ważnym procesem, niezależnie od tego, czy dotyczy to osoby, czy organizacji.Udowodniono, że ulepszony przepływ pracy zmaksymalizuje wydajność, minimalizuje odpady zarówno w czasie, jak i zasobach oraz poprawić morale.Sposób poprawy przepływu pracy może być tak prosty, jak identyfikacja i eliminowanie zmarnowanego czasu lub tak złożone, jak badanie i zmiana całego procesu i/lub automatyzacji całości lub jego części.Bez względu na to, jak duża lub mała praca lub proces, warto podjąć kroki w celu poprawy przepływu pracy.

Pierwszym krokiem do poprawy przepływu pracy jest identyfikacja i wyeliminowanie odpadów, a największą stratą wszystkich jest czas.Współczesne miejsce pracy przyzwyczaiło się i zależało od wiadomości e -mail, komunikatów błyskawicznych i wysyłania SMS -ów.Te środki komunikacji miały zaoszczędzić czas, ale mogą prowadzić do nadmiaru bezużytecznych informacji i zmarnowanego czasu.Możesz poprawić przepływ pracy, po prostu eliminując lub ograniczając wiadomości błyskawiczne i wysyłanie SMS -ów oraz ustalając rozsądne oczekiwania w e -mailu.Reagowanie na e -maile lub reagowanie na e -maile, gdy tylko wejdą, może być marnotrawstwem czasu.Ustawienie kilka razy w ciągu dnia, które jest poświęcone czytaniu i odpowiadaniu na e -maile, poprawi Twój przepływ pracy i wydajność.

Te przerwy to tylko niektóre z wielu, które mogą zatrzymać przepływ pracy.Każde zadanie lub proces będzie działać lepiej i dalej z rozsądnym blokiem czasu poświęconym temu, zamiast próbować wykonać to w niewielkich przyrostach.Odłożenie nawet 20 lub 30 minut na poświęcenie na jedno zadanie lub proces pomożeSkoncentrowanie się na konkretnym zadaniu dla stosunkowo krótkiego, ale nieprzerwanego bloku czasu może być jedną z najlepszych metod pomocy w poprawie przepływu pracy.

W przypadku bardziej skomplikowanych procedur i większych organizacji wymaga bardziej systematycznego podejścia do poprawy przepływu pracy.Procesy te obejmują podział przepływu pracy na małe, skończone kroki i analizę zadań związanych z każdym krokiem.Dwie najważniejsze zasady, które można następnie przypisać do każdego etapu, są odpowiedzialność i automatyzacja.Jedna osoba lub podmiot musi być całkowicie odpowiedzialny za osiągnięcie każdego kroku, co eliminuje wskazanie palców i zwlekanie.

Następna część pyta, czy krok można zautomatyzować.Każda część procesu, która może być całkowicie zautomatyzowana, zabierając personel z równania, jest głównym krokiem w kierunku poprawy przepływu pracy.Po przeanalizowaniu każdego etapu przypisano odpowiedzialność, a prace zostały zautomatyzowane tam, gdzie to możliwe, cały proces przepływu pracy zostanie znacznie ulepszony.

Kroki poprawy przepływu pracy obejmują głównie zdrowy rozsądek i tradycyjne techniki zarządzania.Wyzwanie polega na podzieleniu przepływu pracy na możliwe do zarządzania kroki, a następnie poprawę każdego z zaangażowanych kroków.W ten sposób możesz wyeliminować odpady, zmaksymalizować czas i wydajność oraz poprawić przepływ pracy.