Jak zrobić schemat procesu biznesowego?

Schemat procesu biznesowego wizualnie przedstawia procesy biznesowe w sposób krok po kroku w celu ich ulepszenia i może być stworzony przez każdą organizację dla dowolnego procesu.Schematy procesowe różnią się złożonością i formatem, więc format, zakres i poziom szczegółowości należy ustalić przed rozpoczęciem tworzenia.Po ustawieniu parametrów można udokumentować graficznie, a następnie analizować.Schematy można tworzyć przy użyciu różnych technik przy użyciu lepkich notatek, papieru lub specjalistycznego oprogramowania komputerowego.Często małe zespoły ludzi tworzą diagramy, aby zapewnić dokładność.

Określenie zakresu i granic schematu procesu biznesowego obejmuje zrozumienie danych wejściowych, interakcji i wyników wybranego procesu.Bardzo złożone procesy lub te, które występują na wielu poziomach organizacyjnych, mogą wymagać podziału na wiele schematów.Początkowe rozważanie, które procesy na schemat i ich zakresy mogą zapewnić, że korzyści przewyższają koszty tworzenia.

Bez względu na poziom szczegółowości, schemat procesu biznesowego jest tak samo korzystny, jak informacje, które w nią wchodzą.Mapowanie zespołów z członkami z różnych etapów procesu może zatem dostarczyć cennych informacji, których jeden twórca może przegapić.Jednak pomimo wielkości procesu lub liczby zaangażowanych pracowników zespoły powinny pozostać wystarczająco małe, aby można je było rozwiązać.

Schemat procesu biznesowego można tworzyć na papierze, z lepkimi notatkami lub za pośrednictwem programów komputerowych i specjalistycznego oprogramowania biznesowego.Korzyści z pracy z papierowymi lub lepkimi nutami obejmują szybkość tworzenia, krótszy czas wykształcenia i łatwość manipulacji.Komputeryzowane schematy obejmują dłuższy proces edukacji, ale zwiększa długowieczność, łagodzi transmisję informacji i może być podłączone bezpośrednio do oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.

Innym aspektem formatowania jest wybór notacji modelowania.Notacja modelowania procesów biznesowych, stworzona przez inicjatywę zarządzania procesami biznesowymi, jest przykładem znormalizowanego systemu notacji graficznej dla diagramów procesowych.Standaryzowane systemy notacji mogą ułatwić komunikację międzycedmentacyjną lub przedsiębiorczościową na schemacie.Na przykład notacja modelowania procesów biznesowych wykorzystuje prostokąty do reprezentowania działań, diamentów do przedstawienia decyzji i różnych strzałek do pokazania sekwencji.Istnieją jednak inne formy znormalizowanej notacji;Notację można również improwizować.

Po wybraniu zespołu formatu i mapowania, etapy procesu można reprezentować graficznie w celu uzupełnienia schematu.Burza mózgów różnych etapów procesów w zespole mapującym jest jednym ze sposobów ukończenia dokumentacji.Trzymanie się wybranych standardów notacji na tym etapie może również pomóc usprawnić tworzenie.Poziom szczegółowości wymagany dla mapy procesu będzie dyktować wymagane informacje na każdym etapie, które mogą obejmować opóźnienia czasowe, wrażenia klientów i wpływy zewnętrzne.

Wiele szkiców i recenzji schematu procesowego mogą zapewnić, że wszystkie kroki zostały udokumentowane.Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest przejście przez proces w czasie rzeczywistym z zespołem mapującym.Jeśli proces ten uniemożliwia, ocenę można osiągnąć poprzez dystrybucję kopii schematu procesu biznesowego wśród członków zespołu lub pracowników.Ukończenie schematu procesów biznesowych zapewnia użytkownikom wizualizację procesu biznesowego od początku do końca, co może pomóc w zarządzaniu procesami i optymalizacji procesów biznesowych.