Jak napisać list propozycji?

W wielu aspektach pisanie listu propozycji jest jak każdy inny rodzaj pisania biznesowego.Jasne, zwięzłe, dokładne pisanie jest ważne dla każdego dokumentu biznesowego.Propozycje biznesowe wymagają jednak określonych elementów, takich jak list motywacyjny propozycji.List propozycji, podobnie jak list motywacyjny CV, służy jako uprzejme wprowadzenie do danej propozycji.Korzystanie z Active Voice, po zaakceptowanej etykiecie pisania biznesowego i okazanie uznania dla czytelników ograniczony czas, są najważniejsze dla pomyślnej odpowiedzi.

Często, gdy duże organizacje publikują wnioski o wiele projektów, list motywacyjny propozycji służy do poinformowania czytelnika, na który wniosek o propozycję (RFP) odpowiada dokument.Jeśli między profesjonalistami lub firmami nie ma relacji, list propozycji działa zarówno jako wprowadzenie, jak i możliwość zrobienia dobrego pierwszego wrażenia.Gdy związek już istnieje, list motywacyjny może służyć jako okazja do komplementu, wyrazić uznanie lub rozszerzenie dalszej dobrej woli między obiema stronami.

Niezależnie od tego, czy istnieje związek między stronami, czy.Na przykład dokument powinien być sformatowany za pomocą odpowiednich nagłówków, schludnych marginesów i standardowej pisma lub czcionki.Oczekuje się zwrócenia się do listu do właściwego kontaktu i korzystanie z profesjonalnego powitania dla kultury klientów.Nieprawidłowe dane kontaktowe lub powitanie, które jest zbyt nieformalne, mogą mieć znaczenie w odczytaniu lub odrzuconym liście do propozycji.

Oprócz właściwej etykiety ważny jest również ton litery propozycji.Formalne, ale spersonalizowane podejścia zazwyczaj działają najlepiej w kulturach zachodnich, a niektóre relacje biznesowe pozwalają na nieformalny ton.Kultury wschodnie zazwyczaj, choć nie zawsze, wolą formalne, profesjonalne podejście.Jeśli istnieją wątpliwości co do właściwego tonu, najlepsze jest formalne i profesjonalne podejście.

Chociaż żaden list propozycji nie gwarantuje akceptacji, stosowanie aktywnego głosu i zwięzłego pisma poprawia szanse.Nie używaj dwóch lub trzech słów, gdy wystarczy.Krótkie, proste zdania są lepsze niż długie, złożone akapity.Aktywny głos przedstawia jasność i pewność siebie, więc unikaj czasowników „być” w swoim piśmie.Unikaj zwrotów takich jak „jeśli chcesz” lub „możesz wolić”.Zamiast tego wybierz silne czasowniki działania i bezpośrednie połączenia do działania.

Treść konkretna dla listu propozycji będzie się różnić dla każdego projektu i relacji biznesowych.Jednym z powszechnych błędów profesjonalistów popełniających na piśmie listu propozycji okładki jest powtórka lub podsumowanie informacji zawartych w towarzyszących dokumentach.Pamiętaj, że większość specjalistów biznesowych jest ograniczona na czas.Szanuj czas czytelników i nie po prostu powtórz treści swojej propozycji.Zamiast tego napisz swój list z myślą o wstępnym przedstawieniu: co byś powiedział lub jak przedstawiałbyś się osobiście przed przekazaniem dokumentu propozycji?