Jak mam napisać list biznesowy?

Pisząc list biznesowy, powinieneś użyć tonu konwersacyjnego i właściwego formatowania i powinieneś być krótki.Zaplanuj list przed napisaniem, wymieniając główne obszary lub przedmioty, które mają zostać uwzględnione, a także wszelkie konkretne incydenty lub szczegóły.Następnie określ kolejność logiczną, w której można rozwiązać problemy.W pierwszym akapicie odnieś się krótko do każdej poprzedniej korespondencji lub rozmów, a następnie przejdź bezpośrednio do celu listu biznesowego.Wyraźnie podaj wszelkie działania uzupełniające w ostatnim akapicie.

Ton

Użyj przyjemnego tonu, zwłaszcza jeśli litera biznesowa zawiera negatywne działanie lub negatywną odpowiedź.Wskaż docenienie tego, w jaki sposób odbiorca pomógł ci, jeśli dotyczy.W ostatnim akapicie dziękuję odbiorcy za jego czas, rozważenie lub wysiłek.Bez bycia zbyt osobistym staraj się użyć przyjaznego, współczującego tonu liter biznesowych.Jeśli ty lub Twoja firma popełniłeś błąd, bądź szczery w przyznaniu się do winy.

Aby uniknąć skłonności do pisania zbyt formalnie w liście biznesowym, użyj skurczów, takich jak te, które są powszechnie używane w mówieniu.Dołącz także zaimki osobowe i mdash;takie jak ja, my i nasz mdash;Zamiast bardziej formalnych wyborów, takich jak firma.Być zwięzłym.Na przykład, zamiast pisać, otrzymujemy twoją korespondencję w odniesieniu do ... po prostu napisz, że otrzymaliśmy ...Bardzo formalne frazy są bardziej odpowiednie w niektórych rodzajach dokumentów prawnych lub korespondencji niż w prostych literach biznesowych.

Format

Użyj odpowiedniego formatu listu biznesowego.Styl blokowy jest najprostszy.W liście w stylu blokowym wszystkie części zaczynają się na lewym marginesie, bez wcięć.

Zakaz głównych elementów

Wpisz swoje imię i nazwisko i adres.Jeśli nie korzystasz z papieru firmowego, wpisz swój adres u góry strony.Do większości liter biznesowych należy unikać używania fantazyjnego papieru papierniczego lub kolorowego.

Około trzech do 10 linii po adresie lub poniżej drukowania papieru firmowego, wpisz datę i pamiętaj, aby przeliterować miesiąc.Cztery wiersze poniżej daty wpisz adres wewnętrzny.Adres wewnętrzny zawiera pełne imię i nazwisko odbiorców, adres uliczny, miasto i kod pocztowy, przy czym każdy z nich na osobnej linii.Zostaw jedną pustą linię między końcową linią adresu a pozdrowieniem.Pozdrowienia jest na ogół w formacie Szanowny Panie Smith lub droga pani Jones Mdash;Używając faktycznego nazwiska odbiorców zamiast tych przykładów, oczywiście i mdash;a następnie dwukropek.

Pojedyncza pusta linia oddziela każdy akapit w liście.Wpisz zamknięcie A, takie jak szczere twoje lub pozdrowienia.Użyj przecinka po zamknięciu.

Pozostawiając trzy lub cztery puste wiersze dla podpisu, wpisz swoje imię i nazwisko.W razie potrzeby umieść swój tytuł pracy poniżej swojego imienia.Jeśli w liście biznesowym dołączasz załączniki lub obudowy, wpisz odpowiednie słowo mdash;Załącznik lub obudowa mdash;Po pustej linii poniżej nazwy lub tytułu.

Korekta

Sprawdź list biznesowy po napisaniu go, aby sprawdzić, czy wszystko jest poprawne i kompletne, w tym wszystkie daty i wszelkie kwoty pieniężne.Korekt litera na błędy typograficzne lub gramatyczne.Niech ktoś inny przeczytał twój list przed wysłaniem go i nie zapomnij podpisać listu niebieskim lub czarnym penterem.