Jakie są procedury zamówień?

Każda organizacja kupująca towary lub usługi ma standardowe Procedury zamówień , metody, które stosują do nabycia tych rzeczy.Procedury te obejmują wszystkie aspekty cyklu zamówień, w tym wybór dostawcy, negocjacje kontraktowe, złożenie zamówienia i płatność.Wszystkie firmy mają procedury zamówień i są wykorzystywane do kontrolowania działań związanych z wydatkami, zapewnienia odpowiednich zatwierdzeń i zmniejszania ryzyka nadpłaty.Zakup lub zakupy obejmują wszelkie działania związane z wydatkami, z wyłączeniem listy płac i często stanowi ponad 50 procent wszystkich wydatków.

Podstawową siłą napędową opracowywania procedur zamówień jest kontrolowanie wszystkich wydatków.Rzeczywiste zastosowane procedury mogą się nieznacznie zmieniać, ale będą podobne.Odpowiedni proces zatwierdzenia zwykle obejmuje oddzielenie zadań i zaangażowanie wyższych menedżerów w transakcjach, które będą kosztować więcej niż określoną cenę.Inną standardową procedurą zamówień jest ograniczenie dostępu do formularzy zamówienia zakupu i wymaganie podpisanej autoryzacji od menedżera innego niż osoba korzystająca z towaru.To oddzielenie odbiorcy towarów i zatwierdzenie ma na celu zapewnienie, że starszy członek personelu jest świadomy zamówienia i może potwierdzić, że materiały są wymagane i będą wykorzystywane w odpowiednim celu.

Inną wspólną procedurą zamówień jest utworzenie krótkiej listy wcześniej zatwierdzonych dostawców dla określonych towarów.Dostawcy są dodawani do listy poprzez proces licytacji prowadzony na podstawie zaplanowanej.Proces ten ma być przejrzystym i zapewnić firmie możliwość uzyskania rabatów ceny, spełnienia standardów jakości i zapewnienia terminowości dostawy.

Ryzyko dla firmy bez odpowiednich procedur zamówień to nadmierne wydatki, brak osiągnięcia dobrej wartości i zakupu oszustw.Wiele osób, które nie mają żadnego szkolenia z zakresu rachunkowości lub zamówień, nie zgodziła się na kroki związane z żądaniem zakupu.Procesy te mają jednak na celu zaoszczędzenie czasu i pieniędzy.

Inne powszechne procedury zamówień obejmują ustalanie progów wartości, które wywołują inną aktywność zamówień.Na przykład zakupy, które kosztują więcej niż określoną kwotę, mogą wymagać zatwierdzenia zamówienia na dwa poziomy zarządzania.Zamówienie zakupu za znacznie wyższą cenę może wymagać wydania propozycji.

W niektórych przypadkach firmy mogą być zobowiązane do obrony umów zakupowych.Jeśli sprzedawca, który uczestniczył w procesie licytacji, uważa, że nie miał uczciwej okazji do konkurowania, można złożyć pozew.Prawo umowy jest źródłem dużej działalności prawnej, a firmy o silnych procedurach zamówień są w najlepszej sytuacji do obrony swoich decyzji biznesowych.