Jakie są formy propozycji?
Istnieją trzy rodzaje formularzy propozycji używane w standardowych operacjach biznesowych: zakup, projekt i sprzedaż. Wszystkie te formularze wykonują tę samą podstawową funkcję, zapewniając użytkownikom ustrukturyzowaną metodę gromadzenia informacji wymaganych do podejmowania decyzji. Rzeczywisty projekt formularzy propozycji różni się w zależności od faktycznego procesu biznesowego zastosowanego w każdej organizacji. Wiele firm stacjonarnych zapewnia szablony formularzy, które mogą być doskonałym miejscem do rozpoczęcia dyskusji w firmie lub organizacji.
Formularz propozycji zakupu jest często używany w dużych organizacjach do śledzenia żądań zakupu przekraczających określoną wartość dolara lub są częścią określonego rodzaju towarów. Istnieją dwa podtypy formularzy propozycji zamówień: projekty przetargowe i żądania sprzętu. Szczegółowe specyfikacje projektu są zawarte na żądanie propozycji. W wielu firmach formularze propozycji są wykorzystywane do zapewnienia tej samej struktury wszystkim projektom przetargowym. Jest to bardzo ważne, jak każdy informacjęJon przekazany jednej partii, a nie innych, zapewnia niesprawiedliwą przewagę.
Formularz wniosku o żądanie sprzętu jest często używany w scentralizowanych firmach. Użytkownik sprzętu lub nadzorca działu wypełnia formularz i przesyła go do działu zakupów. W formularzu użytkownik podałby swoje dane kontaktowe, szczegółową specyfikację wymaganego elementu, racjonalnego biznesu i budżetu. Większość formularzy propozycji ma pola podpisu, aby upewnić się, że wszystkie żądania są właściwie przeglądane i zatwierdzone przed złożeniem zakupów.
Wiele firm inżynieryjnych lub informatycznych ma scentralizowane biuro zarządzania projektami. Formularz propozycji projektu służy do zarządzania żądaniami od użytkowników, zapewnienia struktury do gromadzenia danych i upewnienia się, że wszystkie żądania użytkowników były zgodne z tym samym przepływem pracy zatwierdzenia. Wszystkie projekty muszą mieć sponsora, wpływ na dział działu lub proces biznesowy. TFormularze propozycji projektu obejmują dokumentację wyzwania biznesowego i pożądany wynik końcowy projektu. Tam, gdzie to możliwe, oczekuje się, że pracownicy zapewnią szacunkowy koszt projektu, linię czasu i oszczędności w wydajności lub twardych dolarach.
Formularze propozycji sprzedaży są wykorzystywane przez firmę dla pracowników sprzedaży biznesowej podczas procesu licytacji. W formularzu propozycji sprzedaży znajduje się opis produktu, koszty, instalacja lub koszty usługi oraz linia czasu dostawy. Szczegóły podane w propozycji sprzedaży stanowią podstawę oceny przez klienta. Należy uwzględnić wszystkie istotne informacje, aby klient mógł porównać szczegóły oferty sprzedaży z innymi propozycjami, które otrzymał.