Jakie są najlepsze wskazówki dla przełożonego recepcji?

Przy niewielkiej ilości badań nadzorcy recepcji znajdą szereg różnych wskazówek dotyczących tego, jak mogą skutecznie wykonać swoje obowiązki.Większość wskazówek dotyczy odbierania telefonu, noszenia odpowiedniej odzieży, zarządzania czasem pracy i przestrzeni pracy i nie tylko.Ponieważ klienci na ogół wchodzą w interakcje z recepcją firmy po wejściu na siedzibę, ważne jest, aby obszar ten był dobrze nadzorowany.Uważając na wskazówki, nadzorcy recepcji mogą upewnić się, że recepcja ich pracodawcy jest zorganizowana i działająca w przyjazny i wydajny sposób.

Opiekun recepcji powinien prowadzić przykład, co obejmuje unikanie osobistych połączeń telefonicznych, chyba że jest to nagły wypadek.Wiele firm ma ścisłe zasady dotyczące osobistych połączeń telefonicznych, a jeśli nie, nadzorca recepcji powinien je utworzyć.W ramach tej polityki należy wymagać, aby goście uprzejmie proszeni o zajęcie miejsca, dopóki nie będą mogli czekać, czy personel recepcji rozmawia przez telefon z dostawcą lub klientem.Kierownik recepcji uznaje również, że jego personel jest korzystny, aby odbierać telefon z uśmiechem, ponieważ ludzie na drugim końcu usłyszą uśmiech w głosie, co pomaga poprawić relacje biznesowe.Najlepszym sposobem dla nadzorców recepcji, aby upewnić się, że ich personel prawidłowo odbiera telefon, jest dokładne edukacja i szkolenie.

Nadzorcy biurków powinni upewnić się, że ich personel odpowiednio się ubierał.Najbardziej odpowiedni rodzaj stroju to ten, który naśladuje kulturę firmy.Ponieważ istnieje wiele różnych rodzajów branż, które obejmują firmy z recepcją, każda branża zwykle ma kodeks ubioru różniący się od innych.Na przykład biuro medyczne zwykle wymaga od personelu noszenia zarośli, ale biuro szkolne zwykle wymaga od personelu noszenia khaki i koszuli guzikowej.

Wszyscy nadzorcy recepcji powinni być w stanie skutecznie zarządzać czasem pracy i przestrzenią pracy, ponieważ pomaga to zoptymalizować wydajność operacyjną.Identyfikując codzienne czasy czasowe i ich unikanie, przełożony może wyjątkowo zwiększyć poziom wydajności czasu pracy.Przełożony musi być w stanie utrzymać zorganizowane i uporządkowane obszary recepcji, co pomaga poprzez wykorzystanie narzędzi związanych z organizacją kosmiczną.Większość nadzorców recepcji będzie bardzo pomocna w organizowaniu wszystkich plików klientów w sposób elektroniczny.Pomaga to ograniczyć papierowe bałagany, które często przyczyniają się do recepcji, wyglądającej bardzo nieporządkowo.

Personel recepcji zwykle codziennie zajmuje się dużym stresem.Nadzorcy recepcji korzystają z zapewnienia personelu technik łagodzenia stresu, szczególnie gdy dotyczy to radzenia sobie z niegrzecznymi klientami.Otwarta linia komunikacji powinna być zawsze pozostawiona między nadzorcą recepcji a jego personelem, ponieważ pozwala to personelowi odpowiedzieć, gdy pojawią się stresujące sytuacje.