Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące dokumentacji procesów biznesowych?

Dokumentacja procesu biznesowego to proces tworzenia pisemnego zapisu kroków powiązanych z określonym procesem lub procedurą biznesową.Taka dokumentacja pomaga standaryzować procedury i ustanowić najlepsze praktyki.Wskazówki dotyczące tworzenia jasnych, skutecznych dokumentów procesowych obejmują korzystanie z łatwo zrozumiałego języka, sprawienie, aby wiele stron przegląda dokumentację i pisanie zarówno szczegółowych dokumentów, jak i uproszczonych kodów.

Wiele firm tworzy dokumentację procesu biznesowego do celów szkoleniowych.Oznacza to, że wiele osób, które mogą mieć bardzo różne poziomy zrozumienia, prawdopodobnie przeczyta dokumenty.Aby zapewnić maksymalną skuteczność, dokumenty procesu powinny być łatwo zrozumiałe dla każdego, kto może z nich skorzystać.

Eksperci często zalecają napisanie takich dokumentów przy użyciu języka równoważnego z dziewiątą klasą poziomu czytania.Pisarze powinni również unikać używania żargonu technicznego lub branżowego.Gdy należy użyć akronimów lub terminów branżowych, należy je najpierw jasno określić..Jeśli osoba, która zapisuje dokumentację, nie jest ekspertem w dokumentowanym procesie, taki ekspert powinien przeprowadzić przegląd, aby zapewnić technicznie poprawną treść.Dokumenty powinny być również przeglądane przez co najmniej jedną osobę, która nie zna tego procesu, aby można było zidentyfikować wszelkie niejasne instrukcje lub brakujące kroki.

Dokumenty szczegółowe są istotną częścią dokumentacji procesu biznesowego.Dokumenty wyjaśniają wszystkie kroki związane z procesem i mogą również dostarczyć dodatkowych informacji, takich jak wymagania programowe, ograniczenia prawne i dane kontaktowe dla różnych kroków.Chociaż dokumenty mają kluczowe znaczenie dla pełnego wyjaśnienia procesu, mogą być zbyt długie lub nieporęczne, aby można było je używać na co dzień.

Rozwiązanie tego problemu jest utworzenie ściągawki, które dotyczy tylko najbardziej krytycznych kroków i serwowaniaPrzypomnienie po odczytaniu całej dokumentacji procesu.Te kary powinny zapewnić łatwy sposób na znalezienie podstawowych informacji na każdym etapie.Rozsądnie może być podanie strony lub numeru rozdziału, w którym informacje można znaleźć w pełnej dokumentacji, aby czytelnik miał odniesienie, jeśli potrzebuje dodatkowych szczegółów.Takie arkusze są często prezentowane jako wykresy przepływowe lub kontury.