Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące retencji rekordów elektronicznych?

Zatrzymanie rekordów elektronicznych jest niczym więcej niż konfiguracją systemu, aby zapasować kopię zapasową ważnych danych w miejscu pracy, a dobrą wiadomością jest to, że wiele z nich można osiągnąć automatycznie przy odpowiedniej konfiguracji.Wiele firm popełnia błąd, tworząc kopie zapasowe swoich cennych dokumentów wielu serwerom, które mogą stworzyć setki, a nawet tysiące duplikatów plików, które zajmują miejsce i ostatecznie spowolnić serwer.To samo można powiedzieć o tradycyjnych kopiach kopii zapasowych, takich jak dokumenty i kompaktowe dyski i mdash; absolutnie nie ma sensu zachować powtarzalnych kopii zapasowych po wdrożeniu solidnego systemu retencji rekordów elektronicznych.Profesjonalista z technologią internetową jest zwykle starana do założenia takiego systemu, a ponieważ kopia zapasowa online jest zwykle częścią pakietu retencji rekordów elektronicznych, informacje powinny być chronione na zawsze.

Przed wdrożeniem programu retencji rejestrów elektronicznych, ważne jest, że ważne jestAby użytkownicy zastanawiają się dokładnie, co należy przechowywać w wielu lokalizacjach.Na przykład pliki biznesowe, do których dostęp do wielu pracowników w ciągu dnia powinny być zapisywane w każdym systemie komputerowym, ale pliki dotyczące byłych klientów lub informacjami podatkowymi powinny być bezpiecznie schowane na komputerze mainframe, ponieważ ten typ pliku jest rzadko potrzebny.Kolejną ważną funkcją programu zatrzymywania rekordów elektronicznych jest możliwość oczyszczania niepotrzebnych plików po pewnym czasie, aby utrzymać całkowitą sieć tak wolną od bałaganu.Zadania te nie tylko pomagają usprawnić prędkość, z jaką informacje mogą być dystrybuowane w całym miejscu pracy, ale także ustala standardy dla każdego pracownika, do którego można przestrzegać w przypadku danych firmy.

Innym krytycznym aspektem zatrzymania rejestrów elektronicznych jest wdrożenie automatycznegoKopia zapasowa, która występuje w regularnych odstępach czasu, a to zadanie można ustawić co tydzień, codziennie, a nawet w razie potrzeby.Oprócz umieszczania plików na scentralizowanym serwerze, wiele korporacji wdraża również kopie zapasowe na napędy zewnętrzne, zdalne dyski lub kompaktowy dysk (CD), aby zapewnić, że dane zawsze istnieją w dwóch oddzielnych, niezależnych lokalizacjach.Podczas gdy dla wielu proces ten byłby niepotrzebny, przeciążenie w obwodzie elektrycznym może skutecznie usunąć każdy dysk twardy w firmie.Kopia zapasowa online stała się szczególnie popularna, ponieważ dane są przechowywane w innym regionie geograficznym i mdash; nawet jeśli katastrofalne wydarzenie, takie jak huragan lub tornado, zniszczy każdy element sprzętu, informacje firmy nadal pozostałyby bezpieczne.

Kolejny inteligentny aspekt elektronikiZatrzymanie zapisów jest fizyczne sprawdzenie, czy kopie zapasowe miały miejsce, ponieważ coś tak prostego, jak uszkodzony przewód Ethernet może zapobiec prawidłowym zapisaniu informacji.Wiele firm błędnie zakłada, że automatyczne kopie zapasowe są odporne na nieszczęście, ale po prostu tak nie jest.Osoby powinny zawsze zweryfikować, czy dane są prawidłowo zapasowe co najmniej miesięcznie lub za każdym razem, gdy wdrażany jest nowy plik lub program.