Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia aktywów stałego?

Śledzenie aktywów trwałych jest procesem stosowanym przez firmy i organizacje w celu przechowywania wszystkich aktywów długoterminowych lub stałych.Firmy używają śledzenia aktywów trwałych w ramach procesu księgowego i zapobiegania kradzieży, cele amortyzacji i kontroli zapasów.Próba najlepiej śledzenia środków trwałych oznacza identyfikację tych zasobów, określenie, jakiego systemu użyć w ich śledzeniu, i aktualizowanie informacji o zasobach w systemie śledzenia przez cały czas.Upewnienie się, że wszyscy pracownicy w firmie są zaznajomieni z systemem, mogą również zapewnić, że informacje o środkach trwałych pozostają aktualne.

Zidentyfikowanie wszystkiego, co wymaga śledzenia aktywów trwałych, może być pierwszym wyzwaniem.Być może najłatwiejszym sposobem na zrobienie tego jest rozpoczęcie śledzenia wszystkich aktywów, gdy przychodzą one do firmy, zaczynając od pierwszego dnia biznesu, jeśli nie wcześniej.Zalecane jest dodanie informacji o nowym aktywach stałym do systemu śledzenia, zanim zasób opuści ręce nabywcy.Zapewnia to, że zasób nie zniknie, zanim jego obecność zostanie nawet potwierdzona.

Śledzenie aktywów trwałych polega również na wybraniu systemu do śledzenia, niezależnie od tego, czy jest to prosty program komputerowy, system kodów kreskowych, czy identyfikacja częstotliwości radiowej ((RFID) System tagów.Takie systemy mogą uprościć śledzenie aktywów stałych, konfigurując harmonogram amortyzacji i tworząc raporty i informacje niezbędne do procesów księgowych.Najlepszym systemem śledzenia dla konkretnej firmy będzie zaprojektowany do obsługi ilości śledzenia środków trwałych, niezależnie od tego, czy duża ilość, czy niewielka.

Jednym kluczem do udanego śledzenia aktywów trwałych jest aktualizacja informacji o zasobach.Na przykład, jeśli ciężarówka jest wymieniona jako zasób firmy, ale jest sumowany w wypadku samochodowym, nie jest już zasobem.Należy go usunąć z systemu śledzenia.Nieprzestrzeganie tego może prowadzić do dalszego uznania pojazdu jako aktywów podlegających opodatkowaniu.Jeśli firma jest wystarczająco duża, a komunikacja się załamuje, brak aktualnych informacji o śledzeniu może prowadzić do innych problemów, jeśli na przykład pracownik uważa, że będzie mógł korzystać z pojazdu firmy do podróży związanej z pracą,Nieświadomi, że nie jest już dostępny.

Łatwy sposób na upewnienie się, że śledzenie aktywów stałych jest w najlepszym wydaniu, jest zaangażowanie pracowników firmy.Jeśli pracownik zamierza użyć zasobu firmy, upewnij się, że nie może go podjąć, nie sprawdzając go w swoim imieniu.Ustal konsekwencje, aby oficjalnie sprawdzić aktywów, gdy się z nim skończył, i podkreślić znaczenie wskazania wszelkich problemów z aktywem, gdy tylko zostaną zauważone.W przeciwnym razie system śledzenia może niedokładnie odzwierciedlać, kto ostatnio miał samochód i gdzie był, i to pokonuje znaczący cel wysiłków na rzecz śledzenia aktywów stałych.