Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące retencji rekordów płac?

Wymagania dotyczące rejestracji listy płac różnią się znacznie w zależności od jurysdykcji, więc właściciele firm powinni zapoznać się z przepisami w ich obszarze.Niektóre dokumenty, które mogą wymagać zachowania podatków od wynagrodzeń, świadczeń pracowniczych i rejestrów liczby przepracowanych godzin.Powinny również rozważyć prowadzenie kopii cyfrowych i papierowych rekordów płac.Jeśli to możliwe, dokumenty papierowe powinny być przechowywane w szafce przeciwpożarowej, aby uniemożliwić im uszkodzenie.

Dobrze jest dowiedzieć się, jak długo można zachować rekordy płac.Może się to różnić w zależności od kraju do drugiego i jest zwykle regulowane przez lokalne agencje dochodów.Z reguły należy przechowywać większość rejestrów od czterech do dziesięciu lat po wystąpieniu transakcji.

Właściciele firm powinni również ustalić, jakie konkretne zapisy płac należy przechowywać.Niektóre ważne mogą zawierać dokumenty, które dowodzą, że niektóre podatki zostały wstrzymane z płac pracowników.Osoba może być również konieczna do powstrzymania płyt, które pokazują, ile zapłacono i liczbę godzin pracy.Ta praktyka retencyjna rejestru płac może pomóc w udowodnieniu, że członkowie personelu otrzymali przynajmniej lokalną płacę minimalną, jeśli istnieje.Może to również pomóc w ustaleniu przepisów dotyczących pracy dzieci, jeśli dotyczy.

Inne wybory rejestrowania dokumentacji płac mogą obejmować wynagrodzenie za nadgodziny, świadczenia pracownicze, wynagrodzenie wakacyjne lub chorobowe wynagrodzenie.Jeśli firma przyczynia się do funduszu emerytalnego lub płaci część składek ubezpieczeniowych pracowników, należy również zaoszczędzić dokumentację.Jeśli pracownicy otrzymają zapłatę za prowizję, przełożony może wymagać również zachowania raportów sprzedaży firmy.

Należy przechowywać zarówno kopie cyfrowe, jak i papierowe.Dzieje się tak, że istnieje plik kopii zapasowej w przypadku zniszczenia jednego zestawu rekordów.Rekordy cyfrowe powinny być przechowywane na wymiennych urządzeniach pamięci, takich jak zapasowy dysk twardy, dysk lub dysk flash, oprócz posiadania ich na dysku twardym komputerowym.Kopie papierowe powinny być zamknięte w ognioodpornej szafce zlokalizowanej w obszarze, który nie jest podatny na powódź, ponieważ może to pomóc zapewnić bezpieczeństwo tych dokumentów.

Zatrzymanie rekordu płac może być ważną częścią regularnych działalności każdej firmy.Takie postępowanie jest zwykle łatwe, jeśli praca jest regularnie utrzymywana.Oszczędzanie dokumentów w sposób uporządkowany i za wymaganą ilość czasu może zaoszczędzić menedżera dużo bólu serca w przypadku audytu lub sprzedaży firmy.