Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące retencji rekordów płac?
Wymagania dotyczące rejestracji listy płac różnią się znacznie w zależności od jurysdykcji, więc właściciele firm powinni zapoznać się z przepisami w ich obszarze. Niektóre dokumenty, które mogą wymagać zachowania podatków od wynagrodzeń, świadczeń pracowniczych i rejestrów liczby przepracowanych godzin. Powinny również rozważyć prowadzenie kopii cyfrowych i papierowych rekordów płac. Jeśli to możliwe, dokumenty papierowe powinny być przechowywane w szafce przeciwpożarowej, aby uniemożliwić im uszkodzenie.
Dobrze jest dowiedzieć się, jak długo można zachować rekordy płac. Może się to różnić w zależności od kraju do drugiego i jest zwykle regulowane przez lokalne agencje dochodów. Z reguły należy zachować większość rekordów w dowolnym miejscu od czterech do dziesięciu lat po wystąpieniu transakcji.
Właściciele firm powinni również ustalić, jakie konkretne zapisy płac należy przechowywać. Niektóre ważne mogą zawierać dokumenty, które dowodzą, że niektóre podatki zostały usunięte z płac pracowników. Jednostka może również zorientować sięD, aby utrzymać płyty, które pokazują, ile otrzymał zapłacony i liczbę godzin pracy. Ta praktyka retencyjna rejestru płac może pomóc w udowodnieniu, że członkowie personelu otrzymali przynajmniej lokalną płacę minimalną, jeśli istnieje. Może również pomóc w nawiązaniu zgodności z przepisami dotyczącymi pracy dzieci, jeśli dotyczy.
Inne opcje zatrzymywania rekordów płac mogą obejmować wynagrodzenie za nadgodziny, świadczenia pracownicze, wynagrodzenie wakacyjne lub chorobowe wynagrodzenie. Jeżeli firma przyczynia się do funduszu emerytalnego lub płaci część składek ubezpieczeniowych pracownika, należy również zaoszczędzić dokumentację. Jeśli pracownicy otrzymają wynagrodzenie za prowizję, przełożony może wymagać również zachowania raportów sprzedaży firmy.
Należy zachować zarówno kopie cyfrowe, jak i papierowe rekordów. Dzieje się tak, że istnieje plik kopii zapasowej w przypadku zniszczenia jednego zestawu rekordów. Rekordy cyfrowe powinny być przechowywane na zdejmowanych urządzeniach pamięci, takich jak zapasowy dysk twardy, dysk lubDysk flash, oprócz posiadania ich na dysku twardym komputerowym. Kopie papierowe powinny być zamknięte w ognistej szafce znajdującej się w obszarze, który nie jest podatny na powódź, ponieważ może to pomóc zapewnić bezpieczeństwo tych dokumentów.
Zatrzymanie rekordu listy płac może być ważną częścią regularnych działalności każdej firmy. Takie postępowanie jest zwykle łatwe, jeśli praca jest regularnie utrzymywana. Oszczędzanie dokumentów w uporządkowany sposób i za wymaganą ilość czasu może zaoszczędzić menedżera dużo bólu serca w przypadku audytu lub sprzedaży firmy.