Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące śledzenia zamówień?

Trudno byłoby utrzymać kontrolę nad zapasami, a także koszty produktu bez dobrego systemu śledzenia zamówień zakupu.Zamówienia zakupu można wysłać pocztą, faksowane, wysyłane e-maile lub po prostu wezwać dostawcę.Istnieją elektroniczne zamówienia zakupowe, zwykle między firmami, a także forma jednorazowego użytku, takich jak te używane w sklepach detalicznych.Niektóre firmy używają ogólnego zamówienia zakupu do śledzenia zakupów wykonanych dla niektórych kategorii produktów.System śledzenia zamówień zakupu, niezależnie od jego formatu, powinien zostać zaprojektowany w celu zapewnienia firmie najwięcej informacji do podejmowania dobrych decyzji zakupowych.

Zamówienie zakupu to dokument komercyjny, który firma zakupowa wysyła do firmy sprzedającej, która wskazuje produkty,Ilości i cena.Jest to umowa i oferta prawna kupowania produktów i/lub usług.Śledzenie zamówienia zakupu jest ważne dla kontroli wewnętrznej firmy.

Formularz zamówienia zakupu powinien pokazać wymaganą datę i datę zamówienia, metodę wysyłki oraz nazwę i adres dostawcy.Musi również zawierać zamówiony produkt, koszt każdego przedmiotu i całkowitą cenę.Należy również uwzględnić podatek od sprzedaży, jeśli dotyczy.Elektroniczne generowanie formularzy zamówień w niektórych firmach może być również związane z zapasami w celu utrzymania równowagi produktu pod ręką.

Najpierw firma musi wiedzieć, co zostało zamówione.Brak tych informacji może spowodować, że firma skończy się zbyt mało zapasów i nie będzie w stanie zaspokoić popytu swoich klientów lub zbyt dużej ilości zapasów, co marnuje przestrzeń i zmniejsza przepływy pieniężne.Dobry system śledzenia zamówień zakupu pozwoli firmie natychmiast przeglądać, co zostało zamówione i śledzić status zamówień.

Firma, która korzysta z systemu śledzenia zamówień zakupu, również ogranicza możliwość oszustwa pracownika.Na przykład ważne jest, aby mieć wstępnie przypisany numer do każdego zamówienia.Usprawiedliwia to możliwość zamawiania towarów pracownika od dostawcy i korzystania z produktów na korzyść osobistą.

Często firma będzie korzystać z zautomatyzowanego systemu do tworzenia i śledzenia zamówień zakupu.W ten sposób firma może utrzymać katalog produktów, który może być sortowany przez dostawcę, produkt i cenę.Ponadto system wyprodukuje bazę danych do przechowywania listy zapasów i stale aktualizowania tej listy.Dostępne jest oprogramowanie, które utworzy formularz zamówienia, będzie śledzić zaległe i zakończone zamówienia zakupowe, a nawet przeanalizuje trendy zakupów, aby pomóc w negocjacjach cenowych z dostawcami.

System śledzenia zamówień zakupu centraluje zakupy, co pozwala uniknąć powielania.System elektroniczny zapewni również bazę danych dostawców i zezwoli na e-mail z zamówieniami zakupu w celu wyeliminowania nadmiernych dokumentów.Zarządzanie zamówieniem pozwala firmie kontrolować swoje zakupy i ograniczyć możliwość kradzieży.