Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące etykiety poczty głosowej?

Pozostawienie poczty głosowej może być nieco stresujące dla ludzi, którzy czują się niezręcznie rozmawiając z maszyną.W szczególności w ustawieniach biznesowych można czuć się zobowiązany mówić w określony sposób lub powstrzymać się od wypowiadania określonych słów.Na szczęście etykieta poczty głosowej jest dość podobna do innych form komunikacji biznesowej i tak długo, jak osoba opuszczająca pocztę głosową mówi wyraźnie i pozostawia istotne informacje na temat nagrywania, etykieta poczty głosowej jest w większości skutecznie przestrzegana.Należy pamiętać, aby być krótkim, dokładnym i dobrze pomyślnym, pozostawiając wiadomość biznesową, a gdy pozostawiając swobodną wiadomość, należy również podążać za etykietą poczty głosowej i być krótkim i jasnym.

Gdy pozostawiając wiadomość, głównąCelem jest przekazanie krótkiego opisu tego, kim jest dzwoniący i gdzie można osiągnąć dzwoniącego w przyszłości.Osoba otrzymująca pocztę głosową nie może uzyskać tych informacji, jeśli dzwoniący nie mówi wyraźnie.Nie należy spieszyć się przez wiadomość;Powinien mówić wyraźnie i podawać jedynie podstawowe informacje, których osoba otrzymująca połączenie potrzebuje, aby wrócić do dzwoniącego.Zostaw numer telefonu na nagraniu i upewnij się, że jasno oświadczyła, aby osoba otrzymująca połączenie mogła to zrozumieć.

W połączeniach biznesowych etykieta poczty głosowej dyktuje, że dzwoniący nie jest zbyt swobodnie z osobą otrzymującą połączenie.Dzwoniący powinien myśleć o poczcie głosowej jako interakcji z rzeczywistą osobą;Powinien pomyśleć o tym, jak on lub ona wchodzi w interakcję z osobą otrzymującą połączenie, jeśli byłaby to interakcja twarzą w twarz i odpowiednie przemówienie.Należy unikać slangu, przekleństwa i nadmiernej znajomości, choć nie oznacza to, że dzwoniący musi brzmieć zimno i odłączony.Wszyscy otrzymujący pocztę głosową zareaguje bardziej pozytywnie na jasny głos niż na zimny lub zły, więc bądź jasny, ale uprzejmy.

Aby przestrzegać etykiety poczty głosowej, należy również unikać długich poczty głosowej z nadmiernymi detalami i wędrownymi diatrybami.Poczta głosowa nie jest odpowiednim forum do rozwinięcia tematu wymagającego dyskusji;Jest to raczej sposób na komunikowanie się z inną osobą, że konieczna jest rozmowa twarzą w twarz lub rozmowa telefoniczna.Zwięzłość może raczej zwiększyć relacje biznesowe niż go utrudniać i nie należy oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi od wywołanej osoby.Ideą poczty głosowej jest pozostawienie wiadomości, nie rozpoczęcie lub kontynuowanie pełnej rozmowy.