Jakie są kroki dla pojednania księgi głównej?

Uzgodnienie księgi głównej jest kluczowym krokiem w zapewnieniu właściwego zarejestrowania działań finansowych organizacji, aby można było zaufać sprawozdaniu finansowym organizacji jako dokładnego odzwierciedlenia jej sytuacji finansowej.Samo pojednanie odnosi się do porównania różnych zapisów w celu zapewnienia, że dane są dokładne i zgodne, a kiedy nie są, doprowadziły je do porozumienia.Podobnie jak uzgadnianie osobistej książeczki czekowej, pojednanie księgi głównej polega na sprawdzeniu, że wszystkie transakcje organizacji w tym okresie zostały odpowiednio zarejestrowane.Uzgodnienie księgi głównej jest oczywiście znacznie bardziej złożone i często skomputeryzowane;Mimo to uzgadnianie księgi głównej dużej korporacji może czasem potrwać dni.

Pierwszym krokiem w procesie pojednania księgi głównej jest zapewnienie, że osoby odpowiedzialne za uzgadnianie nie są zaangażowane w publikowanie jego rachunków.Posiadanie systemu kontroli i sald jest niezbędne do zapobiegania oszustwom lub defraudacji.Podobnie należy przechowywać współczesne, stałe zapisy ze wszystkich transakcji.Na przykład wszystkie przychody powinny być niezwłocznie rejestrowane i zdeponowane codziennie w banku.Różnice między kwotami zdeponowanymi w banku a przychodami mogą być po prostu błędy urzędnicze, ale mogą również odkryć nieuczciwą działalność.

Sumy wpisów w księgach spółek zależnych są publikowane na „konta uzgadniania” w księdze głównej.Wpisy w księgach zależnych, takie jak należne rachunki lub należności, powinny być porównywane z ich dokumentami potwierdzającymi, a sumę wpisów w każdej księdze zależnej powinna być porównywana z odpowiadającym im wpisem księgi głównej.Istnieje wiele różnych możliwych błędów, które można popełnić w publikowaniu księgi głównej, a większość z nich nie wiąże się z oszustwem ani defraudą.Na przykład elementy mogą być publikowane z odpowiednimi kwotami gotówkowymi, ale na niewłaściwe konto lub dane w posterunku mogą być transponowane.Dokładne pojednanie księgi głównej powinno odkryć te błędy.Gdy zostaną znalezione błędy lub rozbieżności, nie należy ich poprawić, ale rejestrowane osobno i publikowane jako wpisy uzgadniania.

Jednym z najważniejszych uzgadniania księgi głównej jest uzgodnienie gotówkowe, które porównuje wpisy księgi z aktami depozytów bankowych.Chociaż błędy odkryte na tym etapie mogą być prostymi błędnymi obliczeniami, należy je traktować bardzo poważnie;Jeśli nie zostaną złapane, mogą one spowodować błąd sytuacji finansowej spółki w sprawie sprawozdania finansowego, które jest całkowicie wyciągane z księgi głównej. Kolejnym ważnym elementem uzgadniania księgi głównej jest saldo próbne, które po prostu porównuje sumęwszystkich obciążeń z sumą wszystkich kredytów.Jeśli dwie sumy nie są równe, konta nie są w równowadze, a przynajmniej błąd należy wyśledzić i dokonać wpisu korygującego.

Zwłaszcza w dużej organizacji, nierozważne jest czekanie na przygotowanie finansowegoOświadczenie o pogodzeniu księgi głównej.Zamiast tego uzgodnienie rachunków księgi głównej powinno odbywać się na bieżąco w miarę dokonywania postów, a komponenty obejmujące księgi zależne powinny być sprawdzane i uzgadniane tak często, jak to możliwe.Bilans próbny należy również przyjmować tak często, jak to możliwe, ale w żadnym wypadku mniej niż raz w miesiącu.