Co to jest koordynator zmian?

Podstawową rolą koordynatora zmian jest koordynacja przepływu dokumentów otaczających wszelkie zmiany w trwającym projekcie lub dużym systemie.Aby odnieść sukces w tej roli, musi być zorientowany na szczegóły, cieszyć się pracą z złożonymi projektami i mieć doskonałe umiejętności wielozadaniowe.Zarządzanie zmianami jest procesem kontrolowania i zarządzania zmianami, a ta pozycja ma kluczowe znaczenie w tym procesie.

Nie ma konkretnego programu szkoleniowego, który zostałby koordynatorem zmian.Zamiast tego zdecydowana większość pracodawców wymaga od koordynatora zmian ukończenia formalnej edycji policealnej w powiązanej dziedzinie.Może to obejmować rachunkowość, biznes, zarządzanie lub komputerowe systemy informacji.Programy te można ukończyć na poziomie uniwersyteckim lub społecznościowym i zwykle zajmują od trzech do czterech lat studiów w pełnym wymiarze godzin.

Trzy główne zadania dla koordynatora zmian to wdrożenie procesu zarządzania zmianami, projektowanie procesu biznesowego w celu jego wsparcia i zapewnienie zgodności.Szczegóły procesu będą się różnić, ale zawsze będzie osoba, która wymaga zmiany, kierownik projektu odpowiedzialny za przegląd żądania oraz powiadomienie zespołu o statusie żądania.Większość firm opracowuje wieloczęściowy formularz lub elektroniczny przepływ pracy w celu zarządzania tym procesem.

Istnieją dwa aspekty zarządzania zmianami, które muszą być wprowadzone do prawidłowego działania: dokumentacja żądania i odpowiednie zatwierdzenie.Dokumentacja wniosku musi zawierać rzeczywisty element, który ma zostać zmieniony, działalność racjonalna dla żądania oraz oczekiwane korzyści i ryzyko związane z żądaniem.Wszystkie zmiany muszą mieć wyraźną korzyść, albo poprzez poprawę procesu lub rozwiązanie problemu.

Proces zatwierdzania jest niezbędny w zarządzaniu zmianami i obowiązkiem koordynatorów zmian jest upewnieniem się, że wszystkie wnioski są zatwierdzone przez odpowiednią osobę.Wymagając zatwierdzenia od wyższych pracowników, wszystkie wnioski muszą zostać wyjaśnione członkowi zespołu zarządzającego, który może mieć inną perspektywę i zobaczyć dodatkowe ryzyko lub świadczenia.Ponadto proces ten zmniejsza ryzyko, że personel poprosi o zmianę, która zmniejszy kontrolę wewnętrzną.

Zapewnienie zgodności jest ważną częścią roli koordynatorów zmian.Jest odpowiedzialny za wydawanie numerów śledzenia zmian i przegląd planów projektu, aby upewnić się, że wszystkie żądania zmian mają przypisany numer.Ponadto ważne jest, aby potwierdzić, że zatwierdzający jest odpowiedzialny za obszar, na który wpłynie żądanie zmiany.Na przykład kierownik podłogi nie powinien być w stanie zatwierdzić wniosku o zmianę w sprawie centralnego systemu finansowego, ponieważ nie ponosi on odpowiedzialności za ten obszar.