Co to jest biuro bez papieru?

Biuro bez papieru to środowisko pracy, które działa z większością lub wszystkich jego dokumentów w formie cyfrowej, przechowywanym elektronicznie i łatwo dostępnym.Opiera się na idei, że wiele wcześniejszych funkcji tradycyjnych biur zostało zdigitalizowanych.Gdy komputery stały się wszechobecne w zachodnim środowisku pracy, liderzy opinii zaczęli wyobrażać sobie miejsce pracy, w którym prowadzenie cyfrowego biznesu nie tylko usprawniłyby proces biznesowy, ale także wyeliminowałby potrzebę papieru., w większości przypadków i w większości branż dokumenty nie muszą być drukowane.Na przykład umowy mogą być utworzone w jednym biurze, e -mailem do stron i podpisywane elektronicznie, a każda ze stron dostarcza uwierzytelnioną kopię podpisanego dokumentu.Plany można przechowywać i uzyskać dostęp online, a postęp budowlany jest śledzony cyfrowo.Restauracje mogą usprawnić swoje działalność i minimalizować błędy poprzez digitalizację systemów zamawiania żywności.Większość firm prowadzi przynajmniej niektóre z ich transakcji finansowych elektronicznie.

Oprócz po prostu zmniejszenia ilości papieru w miejscu pracy, znaczącą zaletą dokumentów digitalizacyjnych jest to, że najnowsza wersja jest natychmiastowa dla wszystkich.Dostęp do dokładnych, aktualnych informacji jest szczególnie kluczowy w opiece zdrowotnej, w której zapisy pacjentów tradycyjnie utrzymywano w plikach papierowych w różnych lokalizacjach.Potencjał błędu jest znaczny w zależności od takich plików.Jednak niektórzy pacjenci noszą swoje istotne dane medyczne na cyfrowym urządzeniu do przechowywania, które są aktualizowane za każdym razem, gdy odwiedzają pracownika służby zdrowia.Urządzenia te, odzwierciedlone przez zapisy prowadzone w centralnej bazie danych, stanowią znaczący wkład w zmniejszenie pracowników służby zdrowia polegającego na papierze i podatności na problemy związane z nim.

W porównaniu z dokumentami zdigitalizowanymi, papier ma wiele wad.Dokumenty papierowe wymagają znacznej ilości czasu personelu na obsługę mdash;Tworzenie dokumentów, a następnie przechowywanie i pobieranie.Mailing dodaje kolejną warstwę czasu i pieniędzy do obsługi papieru.Dokumenty papierowe muszą być również przechowywane, alfabetycznie, czy według daty stworzenia, a jedynym sposobem na pobranie dokumentu papierowego jest wiedza o tym, jak został przechowywany.Ponadto menedżerowie są bardzo świadomi, że błędny dokument jest często utraconym dokumentem.

Jedną z najważniejszych przeszkód w biurze bez papieru jest czynnik ludzki i mdash;Oznacza to, że większość firm tradycyjnie była zorientowana na papierze i trudno jest zmienić stare nawyki.Na przykład wiele dokumentów elektronicznych jest często drukowanych i składanych po prostu z rutyny.Ponadto rosnące wyrafinowanie i zdolność drukarek i maszyn do kopiowania umożliwia wydrukowanie dokumentów jakości, która wcześniej była dostępna tylko z drukarek komercyjnych, ale za ułamek ich kosztów.Doprowadziło to do światowego szaleństwa;Od czasu, gdy biuro bez papieru zostało po raz pierwszy wyrażone do 2000 r., Szacuje się, że globalny wynik papierowych dokumentów podwoił się.Od tego czasu jednak wyrównywanie wyrównało, a następnie zaczęło się zmniejszać.

Wdrożenie biur bez papieru może przynieść pożądane korzyści środowiskowe.Produkcja papieru przyczynia się zarówno do wylesiania, jak i zanieczyszczenia, oprócz produkcji gazów cieplarnianych o zaostrzaniu globalnego ocieplenia.Ponadto atramenty używane w tworzeniu samych dokumentów mogą zawierać szkodliwe elementy, które w objętości mają również negatywny wpływ na środowisko.

Wiele archiwów może być zdigitalizowane, a przedsiębiorstwa wdrażające programy bez papieru obejmują skanowanie istniejących zapisów papierowych w ramach tych programów.Wiele firm odkryło, że przechowują wiele dokumentacji papierowych, których nie potrzebują, takie jak kopie miesięcznych wyciągówwysłane do klientów.Oprócz zmniejszenia objętości przechowywanych dokumentów papierowych, organizacje, które przeszły programy digitalizacji, były w stanie poświęcić przestrzeń do celów innych niż przechowywanie dokumentów.