Co to jest system informacji o zarządzaniu personelem?

System informacji o zarządzaniu personelem to zestaw procedur i technologii stosowanej, z których pracownicy zasobów ludzkich korzystają do śledzenia i organizowania danych o pracownikach w firmie lub organizacji.Informacje te mogą obejmować dokumentację płac, dokumenty podatkowe i zapisy przypisanych świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne.Inne informacje o pracownikach są często przechowywane w systemie informacji o zarządzaniu personelem dla okresowych ocen wydajności.Dokumenty te są zwykle CV i kopie odpowiednich certyfikatów branżowych.Ten obszar zarządzania zasobami ludzkimi pociąga za sobą zarówno korzystanie z oprogramowania komputerowego, jak i rutynowych praktyk do wprowadzania i aktualizacji odpowiednich danych.

Firmy z dużą liczbą pracowników często potrzebują oddzielnego działu zasobów ludzkich (HR), aby zachować dokładne zapisy wszystkich tych informacji.Praca z systemem informacyjnym zarządzania personelem wymaga zarówno dobrego zrozumienia technologii, jak i możliwości szybkiego pobierania potrzebnych danych.Pakiet oprogramowania zaprojektowany do tych zadań zasobów ludzkich zwykle składa się z połączonych baz danych zawierających różne zestawy informacji.Jedna baza danych może zawierać rekordy wydanych wypłat powiązanych z inną bazą danych z informacjami o wstrzymaniu podatków.Personel HR jest odpowiedzialny za aktualizację i dokładność informacji o sile roboczej.

Oprócz regularnego utrzymywania danych w systemie informacyjnym zarządzania personelem, personel HR musi również wykonać określone zapytania, które pobierają określone informacje.W zależności od rodzaju zainstalowanego systemu mogą one zapytać te informacje za pomocą poleceń, takich jak w języku ustrukturyzowanego zapytania (SQL) lub podobny język programowania bazy danych.Inne rodzaje oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi mają graficzne interfejsy użytkowników z funkcjami do tworzenia i przechowywania formularzy, tabel, wykresów i raportów.Kiedy menedżer personalny chce przechowywać skanowane kopie CV i podobnych dokumentów, system informacyjny często obejmuje możliwość rozpoznawania znaków optycznych (OCR) do tworzenia wyszukiwalnych kopii elektronicznych.

System informacji o zarządzaniu personelem odgrywa również ważną rolę w praktykach zatrudniania i strzelania firm.Wiele firm używa funkcji OCR tego rodzaju programu do skanowania CV w celu wyznaczonych słów kluczowych.Wnioskodawcy, których CV mają mecze słów kluczowych, często mają większe szanse na otrzymanie zaproszenia do wywiadu.Niektóre firmy wykorzystują tę technologię do śledzenia i rejestrowania wszelkich nowych certyfikatów, które pracownicy wykonują, szczególnie te, które liczą się jako płatne szkolenie.Pracownicy, którzy mogą wymagać działań dyscyplinarnych lub poradnictwa, często mają zapisy tych informacji przechowywane w swoich elektronicznych aktach personelu w dziale HR.