Co to jest audyt drukowany?

Audyt drukowany jest zazwyczaj prowadzony przez duże organizacje w oczekiwaniu na wniosek o usługi drukowane o propozycję lub odnowienie umowy.Głównym celem audytu drukowanego jest zbieranie wskaźników bieżącego używania drukarki, różnych metod dostępu do zasobów drukowania oraz określenie całkowitych kosztów operacyjnych związanych z działaniami drukowania.Termin audyt jest zwykle powiązany ze szczegółowym przeglądem finansowym.Jednak głównym celem każdego audytu jest bezstronne specjalistów zebranie informacji i dostarczenie formalnego raportu, aby pomóc w podejmowaniu decyzji na poziomie wykonawczym.

Zakres kontroli drukowanej musi być wyraźnie zdefiniowany na początku procesu, aby zapewnić zapewnienierealna odpowiedź.Definicja funkcji drukowania lub powiązanego zadania ma kluczowe znaczenie, ponieważ założenia mogą powodować wadliwe wnioski.Na przykład audyt drukowany może obejmować kserokopie, skanowanie dokumentów elektronicznych i zadania drukowania lub mieszankę tych opcji.W innych firmach lub branżach drukowanie może obejmować wszystkich zewnętrznych dostawców drukowania lub umowy na przedmioty takie jak broszury, broszury i powiązane przedmioty.

Pierwszym krokiem w dowolnym audycie drukowanym jest zebranie wskaźników użytkowania.Wszystkie drukarki mają licznik kopii, a jednostki cyfrowe przechowują te informacje elektronicznie.Niektóre drukarki są znane jako jednostki wielofunkcyjne i mają możliwość drukowania, skanowania i kserokopii.Wskaźniki dla każdego z tych zadań są przechowywane osobno.Jednostki, które mają zarówno opcje kolorowe i czarno -białe, również oddzielają te dwa zadania, aby uzyskać większą dokładność.

Kompleksowy audyt drukowania musi zawierać informacje o tym, w jaki sposób są dostępne zasoby drukowania.Często istnieje wiele procesów w tej samej organizacji, co może opierać się na rodzajach dostępnych usług.Na przykład nowoczesne biuro ma w pełni sieciową drukarkę, która jest zwykle udostępniana przez grupę ludzi.Inne obiekty mogą mieć poszczególne drukarki znajdujące się na każdej stacji roboczej.Duże zadania drukowania lub specjalne żądania można wysłać na wybraną listę dostawców lub losowo wybrany z książki telefonicznej.

Całkowity koszt operacyjny dla wszystkich aktywności związanej z drukiem jest istotną częścią dowolnego audytu drukowanego.Informacje te muszą obejmować koszty stałego sprzętu, materiały eksploatacyjne, usługi naprawcze, koszty drukowania zewnętrznego, energię elektryczną i wymagania dotyczące przestrzeni.W przypadku większości firm całkowity koszt drukowania jest dość wysoki i jest doskonałym miejscem do wprowadzenia środków oszczędnościowych.Podczas pomiaru całkowitych kosztów operacyjnych należy również uwzględnić czas personelu poświęcony konserwacji i wsparciu tych jednostek.