Co to jest system zarządzania procesami?

System zarządzania procesami jest metodologią zwykle stosowaną do planowania, monitorowania i zarządzania procesem biznesowym.Termin zarządzanie procesem służy do wyjaśnienia wszystkich następujących kroków w celu lepszego zrozumienia wymagań klienta i określania najbardziej opłacalnego sposobu zaspokojenia tych potrzeb.Należy zauważyć, że system zarządzania procesami może być serią kroków i zadań lub systemem oprogramowania komputerowego.Niezależnie od rodzaju systemu, istnieje szereg określonych zadań i kroków, które zwykle należy wykonać.

Każdy system zarządzania procesem zwykle obejmuje sześć zadań, z których wszystkie muszą zostać wykonane w kolejności.Pierwszym zadaniem jest zdefiniowanie procesu, zrozumienie potrzeb klienta, a także ryzyka i wyzwań dla organizacji w zaspokajaniu tych potrzeb.Wyraźnie zdefiniowany proces jest zwykle niezbędny, ponieważ zespół analityków biznesowych powróci do tego elementu stale na długości projektu.

Wizualizacja idealnego procesu jest kolejnym zadaniem.Proces ten wymaga jasnego zrozumienia procesu, standardów branżowych, przepisów rządowych i wszelkich innych zasad regulujących proces biznesowy.Oprócz zrozumienia wymagań stron trzecich, obecna struktura organizacji i wszelkie już istniejące systemy muszą być również brane pod uwagę.

Metryki są najlepszym sposobem na opracowanie linii bazowej obecnego procesu biznesowego i ustalenia, w jaki sposób aplikacjasystemu zarządzania procesami pomoże w operacjach biznesowych.W szczególności informacje o szybkości obrotu, czasu przetwarzania, czasu reakcji klienta oraz wszelkich opóźnień lub wąskich gardeł należy udokumentować.Wartości te zostaną odniesione poprzez wdrożenie systemu zarządzania procesami i powinny być stosowane po wdrożeniu wszelkich zmian w celu oceny powodzenia procesu.

Kontrole wewnętrzne są wymagane w każdym procesie, a bieżące kontrole zwykle muszą być udokumentowane.Korzystając z systemu zarządzania procesami, konieczne jest uwzględnienie opracowania i wdrażania kontroli wewnętrznych do systemu.Kontrole te są zobowiązane do zarządzania dostępem, zapewnienia szlaków audytu i wspierania organizacji.

Podczas wdrażania systemu zarządzania procesami istnieją dwa rodzaje opracowanych raportów.Raporty z działalności są dostarczane na każdym etapie i dystrybuowane interesariuszom i właścicielom procesów biznesowych.Celem tych raportów jest informowanie wszystkich o statusie projektu i udokumentowanie wszystkich informacji wyuczonych w tym procesie.Drugi rodzaj raportu opiera się na wystąpieniu transakcji, zidentyfikowanych problemów, szybkości obrotu i innych wartości zwykle używanych do pomiaru wydajności.