Co to jest biuro zamówień?

Biuro zamówień lub dział jest zazwyczaj organizowany w portfelu finansowym dużej firmy lub organizacji.Istnieją dwie struktury organizacyjne używane do zamówień: scentralizowane i specyficzne dla roślin.W scentralizowanym biurze zamówień wszystkie wnioski o zakup i działania są zarządzane przez centralną grupę administracyjną.W strukturze specyficznej dla zakładu każdy obiekt fizyczny ma własne biuro zamówień.

W ramach scentralizowanych zamówień zwykle istnieje pięć ról: nabywca, urzędnik ds. Zakupów, kierownik ds. Zamówień, dyrektor i analityk ds. Zakupów.Wszyscy pięciu członków zespołu ds. Zakupów świadczy usługi dla każdego działu w ramach struktury organizacyjnej.Użytkownicy działu mogą przesyłać swoje wnioski o zakupy elektronicznie lub telefonicznie, faksem lub e -mailem.Centralne biuro zamówień ma na celu zarządzanie wymaganiami klienta, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z polityką zamówień.

Aby zakwalifikować się do pozycji w zakresie zamówień, wszyscy kandydaci są zobowiązani do ukończenia minimalnego dyplomu uczelni w biznesie lub zakupach.Profesjonalny personel zamówień zwykle mają profesjonalne oznaczenie, takie jak certyfikowane zamówienia profesjonalne i reg;(CPP i reg;).W modelu scentralizowanym kupujący jest pozycją podstawową.Urzędnik ds. Zamówień i analityk to stanowiska zawodowe, a zarządca zamówień obowiązuje obowiązki nadzorcze.Dyrektor ds. Zamówień ustanawia kierunek strategiczny i bierze udział w negocjacjach o wysokiej wartości.

W strukturze specyficznej dla zakładu osoba najwyższej rankingu w biurze jest zazwyczaj kierownikiem ds. Zamówień.Każdy menedżer ds. Zamówień może mieć jednego lub dwóch funkcjonariuszy zakupów i kilku kupujących pracowników.Całkowita liczba pracowników zależy od wielkości obiektu i wielkości zakupów.Menedżerowie zakupów zazwyczaj zgłaszają się do dyrektora finansowego lub kontrolera w zakładzie lub placówce.

Niezależnie od struktury organizacyjnej głównym zadaniem personelu zamówień jest znalezienie najlepszej możliwej kombinacji ceny, jakości i obsługi.Oczekuje się, że każdy członek biura zapewni usługę swojej grupie klientów, zrozumie wymagania i komunikuje się ze społecznością dostawców.Znalezienie najlepszych dostawców i sfinalizowanie zamówienia na zakup obejmuje serię kroków zaprojektowanych w celu zapewnienia otwartego, sprawiedliwego procesu.

Analiza zakupu jest przede wszystkim funkcją centralną i może być zorganizowana jako odpowiedzialność za usługi finansowe.Ta osoba tworzy raporty w celu śledzenia działań związanych z wydatkami w stosunku do umów, ogólnych wydatków i zapewnienia zgodności politycznej.W tej roli często wymagane są dodatkowe szkolenie w zakresie statystyki i zarządzania danymi.Raporty te są zwykle przekazywane kierownictwu wyższego szczebla, zarówno w celu śledzenia faktycznych wydatków, jak i monitorowania wydajności biura zamówień.