Co to jest profesjonalny asystent administracyjny?

Rola profesjonalnego asystenta administracyjnego jest niezbędna w działaniu wielu firm.Chociaż profesjonalny asystent administracyjny ma zwykle podobne obowiązki do każdego asystenta administracyjnego, zwykle ma on więcej lat doświadczenia i/lub stopień naukowy, a często będzie współpracować z kierownictwem firmy i może również funkcjonować jako kierownik biura.Obowiązki pracy asystentów administracyjnych są zróżnicowane, ale często mają charakter urzędniczy.Każdy asystent administracyjny będzie potrzebował dobrej współpracy z innymi ludźmi, mieć doskonałe umiejętności organizacyjne i będzie biegłość w pisaniu i pracy na komputerze.

Według Departamentu Pracy USA profesjonalny asystent administracyjny może pracować w biurzeZarówno w zakresie zdolności administracyjnych lub urzędniczych, zapewniając, że firma działa skutecznie i wydajnie.Niektóre z ich obowiązków mogą obejmować zarządzanie komunikacją między firmą, jej klientami i pracownikami, na przykład przez pocztę, telefon lub e -mail;Planowanie spotkań;ustanowienie spotkań;prowadzenie starannych zapisów lub opracowywanie systemu zgłoszenia;pomoc innym pracownikom w projektach lub badaniach;i organizowanie podróży.Większość profesjonalnych asystentów administracyjnych wykonuje wszystkie te obowiązki i więcej.

Niektóre dodatkowe obowiązki mogą obejmować zatrudnienie i szkolenie nowych pracowników, pomoc klientom lub klientom przybywających do biura oraz utrzymanie dostaw biura.Może to oznaczać dokonanie zapasów materiałów eksploatacyjnych i zamawianie tego, co jest potrzebne, a także prowadzenie starannych zapisów księgowych.Profesjonalny asystent administracyjny musi zapoznać się z sprzętem technologicznym w biurze i być w stanie przeprowadzić drobne naprawy lub zdecydować, kiedy zadzwonić do kogoś, aby naprawić sprzęt.

Profesjonalny asystent administracyjny potrzebuje samodzielnej pracy i podejmowania decyzji.Będzie musiał zdecydować, które informacje należy przekazać szefowi, a także z czym można się rozwiązać niezależnie.Asystent administracyjny funkcjonujący w roli menedżera biura będzie musiał upewnić się, że zachowane są zasady biurowe, co może dotyczyć takich problemów, jak ubiór lub żądany czas wolny.Ważne jest również, aby mieć pewność, że łańcuch dowodzenia jest przestrzegany, jeśli biuro jest bardziej formalnym środowiskiem.

Niektórzy profesjonalni asystenci administracyjni szkolą do pracy w określonych dziedzinach, takich jak pole prawne lub medyczne.Obszary te zazwyczaj wymagają dodatkowego szkolenia, aby poznać konkretną terminologię i metodologię środowiska, w którym będą działać.Asystenci w tych dziedzinach są często wypłacane wyższe płace niż w standardowych środowiskach biurowych.

Istnieje wiele programów certyfikatów i indywidualnych klas do szkolenia asystentów administracyjnych.Tego rodzaju szkolenia i certyfikaty mogą wyglądać doskonale w CV i zwiększyć szanse na zatrudnienie.Jednak wielu asystentów administracyjnych po prostu poznaje swoje cenne umiejętności w pracy i zarabiaj podwyżki i promocje na lata niezawodnej obsługi.