Co to jest propozycja projektu?

Propozycje projektowe to dokumenty zaprojektowane w celu przedstawienia planu działania, nakreślenie powodów, dla których działanie jest konieczne, i przekonanie czytelnika do zgadzania się i zatwierdzania wdrażania działań zalecanych w treści dokumentu.W wielu przypadkach dokument jest sporządzany w odpowiedzi na wniosek o propozycję (RFP) wydawaną przez obecnego lub potencjalnego klienta.Jednak dokument tego typu może być również przygotowany do służenia wewnętrznemu celowi, zwłaszcza gdy ktoś w firmie ma pojęcie o tym, jak sprawić, by firma była bardziej opłacalna lub wydajna oraz wymaga autoryzacji i wsparcia w celu wdrożenia działania.

W każdej sytuacji propozycja projektu zostanie wyraźnie zorganizowana, aby czytelnicy mogli śledzić logiczny postęp myślenia do wniosku.Wiele przykładowych propozycji oferuje podstawowe wytyczne, które mogą pomóc nawet nowicjuszy wejść w huśtanie skutecznego pisania propozycji.Wytyczne zwykle identyfikują pięć kluczowych elementów lub sekcje dowolnej propozycji projektu: wprowadzenie, tło, strategia, budżetowanie lub finansowanie oraz wynik.

W sekcji wprowadzającej propozycji projektu chodzi o poinformowanie czytelników, o co chodzi w projekcie i dlaczego warto poświęcić czas na rozważenie projektu.Zasadniczo ta sekcja służy potwierdzeniu czasu i wysiłku włożonego w przedstawienie danych, a także czas potrzebny do odczytania i rozważenia zalet i wykonalności samego projektu.Wprowadzenie nie jest miejscem do przedstawienia orzechów i śrub projektu, tylko w celu ustalenia jego potencjału i kultywowania wystarczającego zainteresowania, aby zachęcić czytelnika do dowiedzenia się więcej.

Tło wyjaśnia podstawowe punkty wprowadzenia, często powołując się na określone powodyDlaczego plan projektu jest dobry, oparty na danych historycznych, projekcjach przyszłych potrzeb i wydajności oraz obecnych okolicznościach firmy.Tło pomaga zbudować przypadek, w jaki sposób projekt może zaspokoić potrzeby, które pojawiły się z powodu wcześniejszych działań, jednocześnie przewidując przyszłe potrzeby i zaspokajając je w odpowiednim czasie.W przeważającej części sekcja tła zdecydowanie określi, że należy coś zrobić i utorować sposób nauki, jak to można osiągnąć.

W sekcji strategii propozycji projektu celem jest nakreślenie wszystkich procedur niezbędnych do uczynienia projektu.Często strategia pomaga zdefiniować krótkoterminowe i długoterminowe cele projektu, wyjaśnia, jak systematycznie osiągnąć każdy krok i jakiego rodzaju zwrotu można oczekiwać po wysiłku.Tutaj czytelnik zaczyna zrozumieć, jak ważny jest projekt i potencjał, jaki musi pomóc firmie w lepszym wykorzystaniu dostępnych zasobów, jednocześnie pozycjonując się na przyszłość.

Sekcja budżetowa sprowadza się do tego, co większość decydentów musi wiedzieć przed zatwierdzeniem jakiegokolwiek projektu: jaki jest koszt związany z wdrażaniem propozycji projektu.W tej sekcji szczegóły muszą być poparte faktami i liczbami, które są dobrze zbadane i obejmują każdy możliwy aspekt finansowania potrzebnego do uruchomienia i utrzymania projektu w czasie.Wiele propozycji zawodzi tutaj, z powodu braku szczegółów i potwierdzających dowody na uwzględnione szczegóły.

Wreszcie propozycja projektu wskazuje na wynik wdrażania projektu.Jest to sekcja, w której wszystkie korzyści są wyraźnie określane.Zalety mogą obejmować takie elementy, jak obniżenie kosztów operacyjnych, zwiększenie profilu publicznego firmy, generowanie większej sprzedaży lub zwiększenie zysków z powodu bardziej wydajnego wykorzystania dostępnych zasobów.Podobnie jak w przypadku szczegółów budżetu, ważne jest, aby każda wymienione korzyści mogły być obsługiwane przez inne dane, aby zostać poważnie rozważeni.

Pisanie propozycji jest czasem łatwiejsze, gdy zapewniono formalne zapytanie ofertowe.Często RFP wyznacza podstawoweStruktura propozycji zapewnia nieocenione wskazówki dotyczące konkretnych informacji, które są interesujące dla potencjalnego klienta i zdefiniuj kolejność prezentowania danych.Po zapewnieniu zapytania ofertowego konieczne jest przestrzeganie specyfikacji dokumentu do litery.W przeciwnym razie propozycja zostanie uchylona, a jeden z pozostałych dostawców, którzy ściśle przestrzegali przepisów, otrzymają działalność.