Co to jest ocena propozycji?

Ocena propozycji to pięciostopniowy proces stosowany w celu zapewnienia zrównoważonego, bezstronnego przeglądu formalnej propozycji biznesowej.Ten rodzaj procesu występuje najczęściej w departamentach zamówień lub zarządzania kontraktami dużych organizacji lub korporacji.Głównym celem oceny propozycji jest zapewnienie uczciwego i przejrzystego procesu do wyboru zwycięskiego zgłoszenia.Jest to bardzo ważne, ponieważ propozycje są często wymagane w przypadku drogich projektów lub wydatków.

Pięć kroków zastosowanych w ocenie propozycji to: utworzenie zespołu do przeglądu zgłoszeń, zapewnienie zgodności z wymogami zgłoszeniowymi, reakcje reakcji w stosunku do szczegółów dokumentu przetargowego, przypisuj wagę każdej kategorii i ocenę każdego zgłoszenia.Propozycja o najwyższym wyniku jest odnoszącym sukcesy oferent.Po dokonaniu wyboru wszystkie firmy, które złożyły propozycję, są informowane o wynikach.Firmy nieudane mają prawo do złożenia pozwu, jeśli uważają, że proces jest stronniczy lub złamał prawo umów.

Pierwszym krokiem w procesie oceny propozycji jest utworzenie wewnętrznego zespołu, który będzie odpowiedzialny za przegląd zgłoszeń.Członkostwo w zespole powinno opierać się na wiedzy specjalistycznej w zakresie odpowiedniego procesu, powiązanym doświadczeniu i zdecydowanym zrozumieniu procesu zamówień.W niektórych organizacjach zespół ten jest zaangażowany w tworzenie wniosku o propozycję (RFP) lub dokument przetargowy, który jest dystrybuowany potencjalnym dostawcom.Inne firmy mogą zdecydować, że posiadanie dwóch oddzielnych zespołów usuwa możliwość konfliktu interesów i ingerencji w ostateczny wybór.

Zazwyczaj urzędnik ds. Zamówień lub koordynator RFP dokonuje przeglądu wszystkich zgłoszeń, aby zapewnić całkowitą zgodność ze wszystkimi wymaganiami.Jest to czysto kontrola administracyjna, aby upewnić się, że wszystkie oferty zostały odebrane przed terminem, wszelkie wymagane płatności zostały przetworzone i nie brakuje stron ani dokumentów.Po zakończeniu kontroli, kopie propozycji są składane dla każdego członka zespołu oceniającego.

Członkowie zespołu zaczynają na nowym etapie oceny propozycji, przeglądając każdą indywidualną odpowiedź i porównując ją z dokumentem ofertowym lub dokumentem specyfikacji.Celem przeglądu jest ustalenie, czy propozycja dotyczy wszystkich elementów w RFP.Przedmioty, których brakuje, są czasami zgłaszane do koordynatora RFP, który kontynuuje z firmą, aby sprawdzić, czy pominięcie jest błędem urzędniczym, ale w wielu przypadkach nie dokonuje żadnej obserwacji.

W zależności od struktury zespołu,Waga jest przypisywana do każdej sekcji RFP.Niektóre firmy podejmują te decyzje jako grupa, a inne pozwalają każdemu członkowi zespołu na niezależny osąd.Całkowita waga musi zsumować do 100, a kategorie muszą być oparte na rzeczywistych wymaganiach RFP.Chociaż niektóre firmy przypisują wagę do jakości faktycznego zgłoszenia, wiele nie, ponieważ zasadniczo przyznaje punkty za złożenie propozycji.

Ostatnim etapem oceny propozycji jest przypisanie wyniku.Każdy członek zespołu podejmuje niezależną decyzję i przekazuje swoją kartę wyników koordynatorowi RFP, który następnie wyznacza odpowiedzi i określa udaną propozycję.Cały ten proces powinien być przejrzysty i możliwy do obrony w sądzie jako bezstronny i sprawiedliwy.