Jaka jest prośba o informacje?

Wniosek o informacje lub RFI jest wspólną strategią biznesową, która ma umożliwić potencjalnym klientom gromadzenie danych dotyczących usług i wsparcia oferowanych przez różnych potencjalnych dostawców.Dokładny format dokumentu będzie się różnić w zależności od rodzaju i głębokości informacji, które klient chce uzyskać.Często prośba o informacje jest prostym dokumentem pytań i odpowiedzi, który wymaga bardzo prostych odpowiedzi, umożliwiając klientowi złożenie żądania wielu dostawców i łatwe porównanie odpowiedzi.

Podczas gdy wniosek o informacje podziela pewne cechy z żądaniem propozycji lub RFP, klienci zwykle używają RFI jako środka do gromadzenia podstawowych danych w ramach przygotowań do podjęcia decyzji, którzy dostawcy zostaną wybrani do otrzymania zaproszenia do złożenia formalnej propozycji.Typowy RFI nie zapewnia wiele na temat klienta i zwykle koncentruje się na ogólnych praktykach biznesowych, zakresie towarów i usług dostępnych od dostawcy, a czasem na standardowe opublikowane ceny.Natomiast zapytanie ofertowe zwykle wykracza poza te podstawowe informacje, dostarczając dodatkowych danych na temat klienta, żądając cen w oparciu o użycie woluminu i zapraszając dostawców do odpowiedzi na rozwiązania na określone potrzeby klienta.

Z tej perspektywy żądanie informacji można prześledzić jako sposób na gromadzenie informacji, które są następnie oceniane i wykorzystywane do ustalenia następnego kroku w tym procesie.Jeśli pomysł ma ostatecznie poszukać dostawców do ustanowienia długoterminowego porozumienia umownego, klient może wysłać RFI do wielu firm, które oferują pożądane produkty.Po otrzymaniu wszystkich odpowiedzi klient porównuje następnie zalety każdej odpowiedzi, ostatecznie zawężając listę kandydatów RFP do kilku wybranych.W tym momencie dostawcy, którzy pomyślnie przeszli przez ten etap wstępny, są zaproszeni do złożenia propozycji, zwykle przy użyciu żądania i określonego formatu dostarczonego przez potencjalnego klienta.

Wniosek o informacje można również wykorzystać jako podstawowy proces biznesowy w celu oceny potencjalnych dostawców, w przypadku gdy długoterminowa umowa umowna nie jest praktyczna.W tym scenariuszu RFI służy do identyfikacji dostawców, którzy oferują najbardziej konkurencyjne standardowe ceny towarów i usług, których klient może potrzebować od czasu do czasu.Na przykład lokalna firma może wysłać RFI do wszystkich lokalnych sklepów z dostawami biur, aby dowiedzieć się, która z nich ma najniższą cenę na zasobach biurowych ogólnych, które oferują rabaty o wielkości, jeśli zamówienie przekroczy określoną kwotę iktóry dostarcza zamówienia z opłatą za dostawę lub bez.Dane są przechowywane w aktach, umożliwiając małej firmie podejmowanie decyzji w sprawie zakupu materiałów biurowych, gdy pojawi się potrzeba.