Co to jest wniosek o propozycję (RFP)?

Powszechnie określany jako zapytanie ofertowe, wniosek o propozycję jest dokumentem wykorzystywanym przez wiele organizacji do otrzymywania ofert usług lub towarów od potencjalnych dostawców.Dokładna struktura RFP będzie się różnić w zależności od sytuacji.Oznacza to, że formuła, jak napisać prośbę o propozycję, będzie w dużej mierze zależeć od kultury podmiotu, który wydaje prośbę i tego, czego mają nadzieję nauczyć się z odpowiedzi.Oto kilka przykładów elementów, które można znaleźć w wielu wnioskach o propozycję, niezależnie od zaangażowanej branży lub organizacji.

Podobnie jak w przypadku wielu działań w zakresie pisania biznesu, zacznie się odpowiednie żądanie propozycji od określonego celu dla dokumentu.Zazwyczaj można to podsumować w kilku zdaniach i pozwala wnioskodawcom lub stronom zaproszonym do złożenia formalnej propozycji, aby dokładnie dowiedzieć się, czego szuka podmiot wydający na drodze do usług lub towarów.Nawet najbardziej swobodny format dla zapytania ofertowego zawiera informacje o tym charakterze.

Wraz z ustaleniem celu lub przyczyny RFP, nie jest niczym niezwykłym, że niektóre ogólne informacje o jednostce zostaną uwzględnione.Informacje zwykle zawierają ograniczone szczegóły dotyczące wielkości firmy, liczby obecnie utrzymywanych lokalizacji oraz wszelkich bezpośrednich planów ekspansji, które mogłyby wpłynąć na odpowiedzi wnioskodawców.Zwykle szczegóły nie mają być kompleksowe.Zazwyczaj jednak wystarczy, aby wnioskodawcy samodzielnie przeprowadzić badania w celu rozszerzenia zrozumienia potrzeb strony wydającej wniosek o propozycję.

W strukturze żądanie propozycji może być bardzo szerokie lub bardzo szczegółowe.Niektóre żądania nie są dłuższe niż jedna strona i zawierają jedynie ogólne wytyczne dotyczące przesłania, takie jak kilka konkretnych obszarów do rozwiązania, jak złożyć gotową propozycję oraz datę należnej wszystkie propozycje.Inne zapytanie ofertowe zapewniają określone sekcje i format, który należy obserwować bez wątpienia.

Oba te podejścia mają zalety sformatowania wniosku o propozycję.Szeroki format zapewnia, że niezbędne informacje zostaną zawarte w ciele odpowiedzi, ale pozwala jednostce na pojęcie, jak każdy wnioskodawca przedstawia się, gdy zezwolił na wiele swobody w odpowiedzi.Natomiast wysoce ustrukturyzowany format mówi wnioskodawcy dokładnie, jak organizować dane w sposób, który z pewnością będzie miał znaczenie dla jednostki wydającej.Jednocześnie kompleksowa struktura umożliwia dosłownie porównywanie odpowiedzi kilku respondentów obok siebie, schodząc z listy sekcji jeden po drugim.

W zależności od rodzaju usług lub towarów, wniosek o propozycję może zawierać przykładowe scenariusze, które ilustrują, czego potrzebuje inicjator żądania od dostawcy zarówno w sytuacjach rutynowych, jak i awaryjnych.Na przykład, jeśli zapytanie ofertowe jest przeznaczone na usługi telekonferencyjne, inicjator może chcieć wiedzieć, czy dostawca może zagwarantować dostępność określonej liczby portów lub linii, nawet w szczytowych okresach biznesowych.Sprzedawca może również rozwiązać konkretne problemy, takie jak wdrożenie sieci wsparcia do użytku w przypadku szerokiej sytuacji firmy lub jeśli dostawca może obsłużyć harmonogram i wykonywanie połączeń konferencyjnych bez niewielkiego lub żadnego wcześniejszego powiadomienia.

Firmy lub inne organizacje, które muszą wydać zapytanie ofertowe, ale nie są pewne, jak ustrukturyzować dokument, aby najlepiej przeważyć przewagę, mogą często rozpocząć proces, używając jednego z wielu bezpłatnych opcji szablonu propozycji znalezionych online.Szablony te można w razie potrzeby modyfikować.W niektórych przypadkach szablony będą miały przynajmniej jeden wniosek o wniosek, który będzie służył jako przewodnik dla osoby lub zespołu oskarżonego o odpowiedzialność za przygotowanie RFP.