Co to jest polityka podróży?

Polityka podróży to zorganizowane zbiór zasad i przepisów, które pracownik zaobserwuje podczas angażowania się w jakąś podróż w imieniu swojego pracodawcy.Solidna polityka podróży firmy zapewni instrukcje dotyczące tego, jaki rodzaj wydatków zostanie pochłonięty przez firmę i jakie wydatki obowiązują pracownika.Zazwyczaj limity są ustalane na niektórych pozycjach w polityce podróży służbowych, takich jak całkowity zasiłek na posiłki dziennie, koszty zakwaterowania hotelowego, stawki za wynajem samochodów i przelotu, a nawet na ilość pieniędzy, które można wydać na rozrywkę klientów.Solidna polityka zapewnia zasoby potrzebne do wykonania zadania, ale nadal utrzymuje koszty podróży służbowej w ramach rozsądku.

W wielu przypadkach polityka podróży korporacyjnych jest definiowana na piśmie i przedstawiona pracownikowi przed wyjazdem w podróż służbową.Chodzi o to, aby upewnić się, że pracownik rozumie, jaki rodzaj wydatków jest gotowy założyć, a które nie są dozwolone.Jest to w rzeczywistości pomoc dla podróżującego pracownika, ponieważ będzie on wiedział, czy firma zapłaci za posiłek zamówiony w serwisie pokojowym, czy pokryje koszty latania w pierwszej klasie, a nie statusu biznesu lub trenera.W tym momencie pracownik może ustalić, czy pójść z udogodnieniami, które firma jest gotowa gwarantować lub ulepszyć i wypłacić różnicę z własnej kieszeni.

Polityka podróży firmy może obejmować konieczność korzystania z określonych dostawców w ramach planów podróży.Na przykład firma może mieć plan rabatowy z danym wypożyczalnią samochodów, konkretną linią lotniczą, a nawet konkretną siecią hoteli.W takim przypadku pracownik może być zobowiązany do korzystania z tych rabatów, gdy i to możliwe.Wybór nie korzystania z programów rabatowych może oznaczać, że pracodawca pokrywa tylko część wydatków biznesowych.Na przykład, jeśli pracownik zdecyduje się zostać w hotelu, który nie ma porozumienia z pracodawcą, gdy hotel po drugiej stronie ulicy ma ten rodzaj porozumienia, pracodawca może zapłacić tylko stały procent rachunku hotelowego,zamiast pokryć cały koszt.

Coraz częściej firmy korzystają z korporacyjnych kart kredytowych, które są wydawane pracownikom, którzy regularnie podróżują.W takim przypadku polisa podróży będzie zawierać listę prania o tym, jaki rodzaj wydatków można obciążyć na karcie i które wydatki muszą być obsługiwane z kieszeni i przesłane w raporcie o wydatkach później.Takie podejście często może przynieść korzyści obu stronom, ponieważ pracownicy mogą korzystać z karty korporacyjnej do głównych wydatków, a nie używać gotówki lub ich osobistych kart kredytowych i czekać na zwrot kosztów.Jednocześnie firma korzysta z faktu, że niektórzy pracownicy bardziej skoncentrują się na korzystaniu z kart na dopuszczalne wydatki i powstrzymają się od poniesienia kosztów, które należy wypłacić z kieszeni.