Co to jest zautomatyzowany sekretarz?

Zautomatyzowany sekretarz to urządzenie, które prowadzi połączenia w biurze.Urządzenia te są często używane przez małe firmy jako sposób na dostarczenie podstawowego filtra między biurem a niepożądanymi połączeniami telefonicznymi, takimi jak telemarketry lub złe numery.Większe firmy często mają rzeczywistą sekretarz, aby wykonać tę funkcję, co czyni zautomatyzowanego sekretarza zbędnego.Termin ten jest często używany synonimem z wirtualną sekretarką, ale oba są w rzeczywistości bardzo różne.Wirtualny sekretarz jest prawdziwą osobą, po prostu nie jest obecna w samej firmie.

W większości przypadków zautomatyzowany sekretarz to małe pudełko, które podłącza się do linii telefonicznej między telefonem a ścianą.Gdy znany i zatwierdzony numer wywołuje linię, Sekretarz pozwoli połączyć się bezpośrednio do telefonu.Jeżeli niezatwierdzone, nieznane lub ograniczone numery wywołują, zautomatyzowany sekretarz przechwyci go.

Zasadniczo przechwycenie tego typu oznacza, że zautomatyzowany system odpowiada na połączenie i żąda podstawowych informacji od dzwoniącego.Po uzyskaniu odpowiedzi na pytania urządzenie zadzwoni do podłączonego telefonu i przekazuje te informacje do odbiornika i mdash;kto ma wtedy opcję odbierania połączenia.Jeśli numer jest znany jako zły lub odbiornik zaprzecza połączeniu, wezwanie zostanie skierowane do poczty głosowej lub po prostu odłączona.

Powszechnym błędem jest założenie, że wirtualna i zautomatyzowana sekretarz są tym samym.Sekretarz wirtualny jest niezależnym wykonawcą, który działa jako sekretarz z odległej lokalizacji.Zazwyczaj pracownicy ci będą mieli biuro domowe i wykonują wspólną pracę sekretarską, często dla kilku różnych firm.Wspólne zadania obejmują odbieranie telefonu, transkrypcję zarejestrowanych liter lub przemówień oraz przygotowanie podróży.

Chociaż dwa typy sekretarzy są bardzo różne, mają podobną ogólną metodologię.Usuwając zarówno przestrzeń, jak i koszt tradycyjnej sekretarza, firma jest w stanie działać o znacznie niższym kosztach.Umożliwia to funkcjonowanie firmy na poziomie, na którym mogła zbankrutować w ramach tradycyjnego systemu.Ponadto korzystanie z zautomatyzowanych funkcji telefonicznych wirtualnej sekretarza często pozwoli firmie wydawać się większa i lepiej zorganizowana.

W przypadku wirtualnego sekretarza outsourcing pracy zapewnia dodatkowe korzyści.Jeden pracownik może jednocześnie pracować dla wielu firm, a nie zmuszać do jednej pracy w niepełnym wymiarze godzin.Ponadto praca z domu pozwala osobom z małymi dziećmi, niepełnosprawności lub nieprzewidywalnymi harmonogramami kontynuowania działalności w sile roboczej.