Co to jest montaż dokumentów?

Zgromadzenie dokumentów to proces tworzenia dokumentów elektronicznych poprzez wykorzystanie segmentów istniejących dokumentów do kompilacji lub zgromadzenia nowego dokumentu.Proces ten może być zarządzany ręcznie lub wykorzystywać różne rodzaje oprogramowania do automatycznego łączenia szablonów ze źródłami danych jako sposobem montażu nowego dokumentu.Proces ten można z powodzeniem wykorzystać ze wszystkim, od stworzenia nowego kontraktu po przygotowywanie listów do nowej kampanii sprzedaży.

Rzeczywisty proces montażu dokumentów obejmuje użycie oprogramowania do edycji tekstu jako podstawowego narzędzia do tworzenia nowego dokumentu.W najprostszym podejściu wymaga to użycia pustego dokumentu jako punktu wyjścia do projektu.Następnie kompilator otwiera inne dokumenty edytora tekstu, które są już w pamięci, lokalizując sekcje lub segmenty, które są istotne dla celu nowego dokumentu.Narzędzia dołączone do oprogramowania pozwalają kompilatorowi skopiować żądany tekst ze starszych dokumentów i wkleić ten sam tekst na nowym dokumencie.Kompilator może również dodać świeży tekst, aby pomóc w powiązaniu wszystkich wklejonych segmentów w jeden spójny i logiczny przepływ informacji, dostosować rozmiary czcionek, kolory i typy, które pasują do celu nowego dokumentu, a następnie zapisać i przechowywać dokument, aż będzie to potrzebnedo dystrybucji.

Chociaż proces montażu dokumentów można obsługiwać ręcznie, możliwe jest również użycie zaawansowanych opcji oprogramowania do automatycznego pobierania danych w pamięci i importowania ich do nowego dokumentu.Na przykład, jeśli zespół sprzedaży chciał przygotować listy ogłaszające wydanie nowego produktu do istniejącej bazy klientów, organ nowego szablonu listu można zgromadzić poprzez importowanie tekstu z broszury sprzedaży.Kolejny dokument może dostarczyć elektroniczną kopię firmy Masthead.Aby zakończyć projekt, oprogramowanie do montażu dokumentów uzyskuje dostęp do bazy danych sprzedaży i importuje nazwy klientów i adresy do odpowiednich pól na nowym szablonie listu.W tym momencie litery mogą być wydrukowane lub wysyłane jako e -maile do wszystkich klientów.

Jedną z zalet montażu dokumentów jest to, że podejście może zaoszczędzić dużo czasu.Na przykład przygotowanie dużej liczby listów sprzedaży do dystrybucji może zająć godziny lub nawet dni, w zależności od liczby listów, które należy rozwiązać i wydrukować.Korzystając z oprogramowania do obsługi procesu montażu, to, co w innym przypadku byłoby projektem całego dnia, można ukończyć w ciągu dwóch godzin lub mniej.Z tej perspektywy montaż dokumentów pomaga zwiększyć wydajność, co ostatecznie pozwala firmie być bardziej opłacalna.