Co to jest automatyzacja dokumentów?

Automatyzacja dokumentów to proces, w którym dokumenty komputerowe są tworzone w sposób półautomatyczny.Ten rodzaj oprogramowania jest szeroko stosowany przez firmy, podmioty prawne i każdego, kto tworzy szeroki zakres dokumentów.Dokument jest zwykle tworzony przy użyciu szablonu z pytaniami i obszarami, które można łatwo zamienić i zmienić.Chociaż dobre dla niektórych aplikacji, inni nie uznają automatyzacji dokumentów nie jest tak pomocna w produkcji dokumentów.

Automatyzacja dokumentów zaczyna się od szablonu.Na przykład, jeśli firma prawna zostanie zakontraktowana w celu napisania umowy najmu, używany jest szablon dokumentu leasingu.Ten szablon ma cały wymagany tekst, aby uczynić go oficjalnym, wraz z obszarami, w których firma może szybko wprowadzić szablon dla specyficznych potrzeb klientów.

Jednym ze sposobów wprowadzania tych zmian w automatyzacji dokumentów są pytania.Te pytania są ukierunkowane na formularz lub szablon i są wytwarzane, aby formularz został natychmiast zmieniony dla potrzeb klienta.Pytanie na przykład w dokumencie pożyczki może być to, czy pożyczka wynosi 10, 20 lub 30 lat.Wszystkie obszary, w których informacje te mają zastosowanie, zostaną zmienione w celu koordynacji z podaną odpowiedzią.

Istnieją również obszary, w których pisarz może szybko zmienić tekst.Jest to najczęściej używane do wypełnienia nazwy klienta i danych kontaktowych.Można również użyć menu rozwijanego, które wyświetlają przykłady pisania zapasów.Grafika może być również manipulowana, zwłaszcza jeśli program automatyzacji dokumentów jest opracowany dla firm, ponieważ firma prawdopodobnie będzie chciała dodać swoje logo do dokumentu.Posiadając obszar, w którym można dodać i zmienić grafikę, firma może dodać logo za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Automatyzacja dokumentów jest zwykle tworzona jako samodzielny program lub dodatek.Pozwala to użytkownikowi trzymać się swojego ulubionego programu i po prostu korzystać z funkcji automatyzacji do montażu dokumentów lub korzystanie z zupełnie innego programu, w którym brakuje innych programów.W obu przypadkach komputer użytkowników musi być w stanie zaspokoić potrzeby pamięci i przetwarzania programu, jeśli oprogramowanie montażowe ma się poprawnie funkcjonować. Większość firm uważa, że oprogramowanie do montażu dokumentów będzie przydatne, ale są takie, które nie.Jeśli firma jest poświęcona pisaniu odręcznego każdego dokumentu i uczynieniu każdego z nich, wówczas automatyzacja procesu nie będzie przydatna.Jeśli większości dokonanych dokumentów nie może być zastosowane do formularza, ponieważ każdy z nich jest znaczący, wówczas automatyzacja dokumentów również nie jest przydatna.