Co to jest zarządzanie dokumentami?

Firmy i inne organizacje, a także osoby, które obsługują wiele informacji, potrzebują systemów zarządzania dokumentami do składania, zabezpieczenia, pobierania i udostępniania tych informacji.Zarządzanie dokumentami to zorganizowany system, który metodycznie przetwarza, przechowuje i odzyskuje dokumenty i dane w nich.W przypadku dokumentów papierowych lub dokumentów papierowych proces może być po prostu nazywany systemem zgłoszenia.

Zarządzanie dokumentami to bardziej współczesna wersja, która zwykle obejmuje produkcję elektroniczną, przechowywanie i pobieranie dokumentów i innych plików, zapewniając bezpieczny dostęp do tych, którzy mają odprawę.Oprócz typowych dokumentów, takich jak pliki tekstowe lub zeskanowane kopie dokumentów papierowych, zarządzanie dokumentami może również zawierać pliki audio i wideo, e -maile, faksy, raporty, zdjęcia, czcionki, grafikę i inne obrazy.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zostało stworzone w celu wprowadzenia biur bez papieru.Po uświadomieniu się, że ten model biznesowy był niemożliwy do doskonalenia, nowsze modele zaczęły integrować zarówno papierowe, jak i elektroniczne zarządzanie dokumentami.Ponieważ organizacje przedstawiają różnorodne potrzeby, systemy zarządzania dokumentami są zaprojektowane specjalnie w celu rozwiązania określonych aspektów sortowania i zarządzania informacjami.

Jednym z przykładów jest przemysł bankowy.W dzisiejszych czasach, zamiast wysyłać anulowane czeki wraz z wyciągami bankowymi, banki wykonują miniaturowe kopie czeków i wydrukują je w razie potrzeby.Bank prowadzi również kopię dla swoich rekordów.Rzeczywiste kontrole mogą zostać zniszczone lub przechowywane w bezpiecznym miejscu w celu kopii zapasowej w przypadku awarii komputera lub uszkodzonych danych.

Kolejnym dobrym przykładem są agencje reklamowe.Zamiast używać przestrzeni premium do trzymania scenariuszy i materiałów prezentacyjnych, elementy te można przekształcić w dane cyfrowe.Całą kampanię reklamową można przekształcić w kilka plików lub folderów przechowywanych na komputerze, które można później uzyskać, dystrybuować lub wydrukować w razie potrzeby.

Zarządzanie dokumentami może skutecznie usprawnić każde środowisko biurowe.Klasyfikując i wygodne przechowywanie informacji oraz ułatwianie ich łatwego dostępu, proces ten pomaga pracownikom wydajniejszą pracę.Zarządzanie dokumentami oszczędza nie tylko przestrzeń i czas, ale także pieniądze.Ponieważ jest o wiele bardziej wydajny niż typowe systemy składania, może również zmniejszyć stres w miejscu pracy.