Co to jest analiza zapasów?

Zapasy są często dużym wydatkiem dla sprzedawców detalicznych, producentów i innych firm z działalnością opartą na zapasach.Analiza zapasów pozwala zespołowi zarządzającemu firmy odkryć wady w systemie i poprawić działalność.W tym procesie istnieją różne aspekty.Właściciele i kierownictwo powinni przeglądać system rachunkowości zapasów, kontrole wewnętrzne i fizyczny przepływ towarów.Analiza zapasów może również wymagać długoterminowego pracownika, który nieustannie dokonuje przeglądu procesu zapasów w celu utrzymania odpowiednich procedur.

W biznesie występują dwa rodzaje systemów rachunkowości zapasów: wieczne i okresowe.Analiza zapasów może pomóc firmie ustalić, które z nich użyć i czy obecny system działa poprawnie.System wieczny aktualizuje księgę główną firmy w celu każdej sprzedaży, zakupu lub dostosowywania elementów zapasów.System okresowy aktualizuje konto zapasów tylko do końca miesiąca.Fizyczna liczba zapasów jest niezbędna dla obu systemów, choć mniej dla systemu wieczystego.

Podczas analizy zapasów firma powinna przeglądać swój proces produkcyjny, aby ustalić, który system użyć.Procesy pojedyncze lub poszczególne towary produkowane pojedynczo często podlegają systemowi wieczystym.Częste aktualizacje konta zapasów pomagają śledzić dane finansowe.Firmy produkujące duże zestawy towarów jednorodnych zwykle używają systemu okresowego.Rzadziej aktualizacje działają dobrze, ponieważ rodzaje wytwarzanych towarów są zazwyczaj takie same.

Kontrole wewnętrzne to środki ochronne, które firma wprowadza do ochrony zapasów.Obejmują one wstępne zamówienia zakupowe, bezpieczne fizyczne lokalizacje do przechowywania zapasów oraz systemy bezpieczeństwa lub kamery do oglądania zapasów w branży.Zatrudnianie więzi i oddzielanie obowiązków zapasów między pracownikami są również kontrole wewnętrzne.Analiza zapasów określa, czy obecne kontrole wewnętrzne działają prawidłowo i jakie kontrole wewnętrzne są niezbędne do dalszej ochrony zapasów.Kontrole wewnętrzne często różnią się między firmami, ponieważ wykorzystują te specyficzne dla swoich działań.

Fizyczny przepływ zapasów jest kolejnym aspektem analizy zapasów.Obejmuje to przegląd operacji zapasów od początku do końca.Zamawianie, przyjmowanie, magazynowanie i sprzedaż praktyk zapasów wymagają przeglądu w celu ustalenia, jak dobrze działają.Proces ten działa również dobrze z identyfikacją problemów kontroli wewnętrznej.Aktualizacje tego, w jaki sposób pracownicy wykonują każde zadanie w procesie zapasów, mogą pomóc firmie zabezpieczyć ten zasób.

Analiza zapasów niekoniecznie powinna być rzadkim procesem w firmie.Firmy powinny często aktywnie sprawdzać i aktualizować procedury zapasów, aby upewnić się, że w praktykach firmy nie ma żadnych oszustw lub defraudacji.Ustalenie określonego harmonogramu analizy zapasów zapewnia również odpowiednie wykonywanie zadań przez pracowników.