Co to jest przetwarzanie faktury?

Przetwarzanie faktury to seria procedur obsługi faktur, aby upewnić się, że są one wypłacane w odpowiednim czasie.Poszczególne firmy zwykle mają własne systemy przetwarzania, z udziałem członków personelu księgowego, a także przełożonych i innych pracowników.Oprogramowanie do pomocy w przetwarzaniu faktury jest dostępne w celu usprawnienia procesu, ułatwienie lokalizacji rekordów i zapewnienia szybkiego dostępu do aktualnych zaległych faktur.

Proces rozpoczyna.Członek personelu księgowego musi otworzyć i przejrzeć fakturę, aby zdecydować, jak postępować.Może mieć numer zamówienia, wskazując, że osoba odpowiedzialna za to zamówienie musi go zweryfikować.Może to obejmować sprawdzenie faktury w stosunku do rzeczywistych otrzymanych pozycji i sprawdzenie, czy osoba zatwierdziła zakup.Jeśli nie ma numeru zamówienia zakupu, księgowy musi zbadać dokument, aby ustalić, jaki rodzaj produktu lub usługi jest omawiany.

W elektronicznych systemach przetwarzania faktury ludzie mogą rejestrować dane faktury, w tym dostawcę pochodzącego, szczegółowe informacje, termin, termin terminui tak dalej, tworzenie wpisu do śledzenia bazy danych.Nadzorcy rachunkowości mogą żądać list oczekujących faktur posortowanych według terminu i innych parametrów.Gdy księgowy zatwierdzi płatność, fundusze można wysłać czekiem, transferem funduszy elektronicznych i innych metod, korzystając z informacji o dostawie w pliku.Jeśli dostawca jest nowy, dział księgowości może wymagać skontaktowania się w celu zebrania informacji, jeśli dane rozliczeniowe nie są kompletne.

Firmy rejestrują swoje płatności czekiem lub numerem potwierdzenia, w zależności od tego, jak składają fundusze, aby utworzyć rekord pokazujący, kiedy i jak dokonują płatności.Po wysłaniu pieniędzy dział rachunkowości może zauważyć, że faktura jest wypłacana i wypłacić ją z kolumny płatności rachunków w swoich księgach.Jeśli pojawi się spór o płatności, te zapisy są dostępne do przeglądu, aby dowiedzieć się, gdzie płatność poszła na manowstwo i jak rozwiązać problem.

Liczba kroków związanych z przetwarzaniem faktury może się różnić, w zależności od firmy i systemówzastosowania.Niepowodzenie są wbudowane, aby uniknąć problemów, takich jak podwójne płatności, płacąc za nieautoryzowane zakupy lub brak zapłaty faktury na przydzielonych warunkach.W małej firmie jedna osoba może być odpowiedzialna za te płatności, podczas gdy większe firmy mogą mieć cały rozdział płatny na całe rachunki odpowiedzialny za obsługę przetwarzania faktury, dla każdego dostawcy dostawców usług komunalnych do podwykonawców, których spółka korzysta z określonych projektów.