Co to jest drobna gotówka?

Większość firm wymaga niewielkiej ilości gotówki na niektóre wydatki, takie jak materiały biurowe i tym podobne.Zazwyczaj nazywa się to drobną gotówką, a słowo Petty jest zepsuciem wymowy francuskiego petit , co oznacza niewiele lub małe.Większość małych firm ma drobny fundusz gotówkowy w wysokości około 100 dolarów amerykańskich (USD).Większy biznes, zwłaszcza te, które mają wiele działów, mogą mieć znaczną ilość tej gotówki posiadanej przez różnych opiekunów.

Właściciele firm mogą myśleć, że nie byłoby konieczne, aby współczesny biznes miał drobną podaż gotówką, ponieważ tak łatwo jest korzystać z takich rzeczy, jak bankomat biznesowy lub karty kredytowe.Zaletą gotówki jest jednak to, że każdy pracownik może z niej korzystać, podczas gdy karty firmowe są zwykle ograniczone do kilku użytkowników.Petty Cash oszczędza konieczność zapewnienia większej liczby pracowników dostępu do kart kredytowych i maksymalizuje liczbę pracowników, którzy mogą zostać zatrudnione do załatwiania spraw, aby uzyskać małą rzecz dla firmy.

Podobnie jak w przypadku wszelkich wydatków biznesowych, drobna gotówka musi być ostrożnie śledzona.Gdy pracownicy go używają, muszą dostarczyć rachunki do swoich zakupów.Wielu właścicieli firm lub opiekunów gotówkowych musi również prowadzić dziennik wydatków.Alternatywnie czasami fundusze są rejestrowane za pośrednictwem systemu kuponów.Ludzie mogą dokonywać małych zakupów własnymi pieniędzmi i otrzymywać zwrot kosztów poprzez wypełnienie kuponu.Każdy kupon jest sposobem na śledzenie wydatków na upewnienie się, że się sumują.

Branża upewnienia się, że sumuje gotówki, jest bardzo ważna.Nie śledząc, gdzie idzie gotówka, może z łatwością prowadzić do nadużyć.Zwykle firmy muszą upewnić się, że kwota wszelkich wpływów lub kuponów plus gotówka zawsze równa całkowitej kwoty drobnej gotówki.Gdy kupony lub wpływy zaczynają rosnąć, a gotówka zmniejsza się, firma uzupełnia kwotę gotówkową i upewniła się, że wszystkie wydatki zostały należycie zarejestrowane zgodnie z metodą rachunkowości stosowaną przez firmę.

Kolejną ważną rzeczą jest upewnienie się, że gotówka jest przechowywana w bezpiecznej lokalizacji.Gotówka jest oczywiście niezabezpieczona, gdy pozostawia się w otwartym miejscu i powinna być przechowywana w sejfie, pudełku pieniężnym lub czymś w rodzaju zamkniętej szuflady.Zwykle jedna osoba ma do niego dostęp i nazywa się opiekunem.W niektórych firmach, takich jak sklepy detaliczne, w rejestrach dostępnych jest znaczna ilość gotówki.Możliwe jest, że w rejestrze zostanie przechowywana drobna gotówka lub pracodawca może po prostu użyć funduszy rejestrów na małe wydatki, pozostawiając kupony lub wpływy, które pozwolą każdemu na równomierne zrównoważenie funduszy rejestru, gdy sklep lub rejestr zamyka się.