Co to jest cykl życia rekordów?

Records cykl życia przedstawia każdą fazę dokumentu, od stworzenia do zniszczenia.Pomaga firmom i agencjom w planowaniu przechowywania, ochrony, wyszukiwania i niszczenia informacji na różnych etapach.Rejestruje systemy zarządzania cyklem życia zazwyczaj kontrolują obfite ilości informacji w wygodny i bezpieczny sposób.

Planowanie powszechnie odbywa się przed wdrożeniem rekordów procesów zarządzania cyklem życia.Uwzględnienie procedur do codziennych procedur utrzymuje rejestr pod kontrolą i bezpiecznie.Planowanie to zwykle obejmuje techniki gromadzenia, organizacji, konserwacji i usuwania w całym cyklu życia rekordów.

Definicja rekordów obejmuje zdjęcia, grafikę, mapy, film i taśmy, zarówno audio, jak i wizualne.Rekord odpowiada wszystkim, co można odtworzyć, zwykle przy pomocy innego sprzętu.Definiuje dane z wewnątrz organizacji lub ze źródeł zewnętrznych, a zapis można uznać za oficjalne lub nieoficjalne.Oficjalne zapisy zwykle oznaczają informacje z wyznaczoną żywotnością.

Oficjalne zapisy obejmują dokumenty finansowe agencji publicznej, a także wszelkie inne informacje określone przez prawo jako rejestr publiczny.Informacje prawne, które można wykorzystać w sądzie, mogą również podlegać klasyfikacji oficjalnej rejestracji, którą należy zachować.Przepisy w wielu jurysdykcjach nakazują harmonogramy ochrony oficjalnych akt, takich jak akta sądowe.

Zapisy są tworzone z e-maili, rejestrowanych połączeń telefonicznych, drukowanych dokumentów i innych danych pokazujących, jak ewoluowały decyzje.Wszystko, co może być przydatne dla firmy lub organizacji w przyszłości, jest zwykle zachowywane zgodnie z cyklem życia rekordów.Dzięki postępom technologicznym podmioty zwykle przechowują elektronicznie, aby wyeliminować potrzebę przechowywania papieru.

Organizowanie informacji i określenie ich czynników użytkowania w rejestrowaniu zarządzania cyklem życia.Rekord powinien zostać skatalogowany lub złożony w celu łatwego wyszukiwania, gdy jest potrzebny lub poproszony.Formularze, korespondencja i zduplikowane kopie są zwykle przechowywane przy użyciu systemu zgłoszenia, który jest łatwy do zrozumienia i nawigacji.

Te zapisy wymagają również planu konserwacji i ochrony, szczególnie w przypadku danych, które reprezentują cenne informacje o stałym cyklu życia rekordów.W wielu regionach zapisy o wartości historycznej są archiwizowane w repozytoriach rządowych.Przykłady tych dokumentów obejmują dokumentację narodzin i zgonów oraz dokumenty prezydenckie.

Gdy dane osiągną koniec cyklu życia, dozwolone jest zniszczenie.Usuwanie może być odpowiednie dla projektu dokumentów lub materiałów używanych do przygotowania oficjalnych danych.Duplikaty mogą być również zniszczone po zachowaniu oryginału w jakiejś formie.Niektóre firmy korzystają z niezależnych dostawców usług, aby śledzić krążenia życiowe rekordu.