Jaki jest najlepszy sposób organizowania plików?

Utrzymanie dokumentów w porządku może pomóc w znalezieniu dokumentów, gdy ich potrzebujesz bez konieczności wyszukiwania.Niektóre osoby mogą nie poświęcić czasu na uporządkowanie plików, ponieważ nie są pewni, od czego zacząć, ale ważne jest, aby utrzymać wszystko w porządku i uporządkowane.Chociaż zorganizowane pliki może wydawać się mało prawdopodobne, zwłaszcza jeśli obecnie patrzysz na przepełnioną szafkę plików, jest to bardzo wykonalne.

Są tacy, którzy mogą nie być pewni, jak długo powinni zachować swoje dokumenty.Dopóki twoje dokumenty są niezbędne do celów podatkowych, ważne jest, aby utrzymać je od stycznia, aż do zakończenia podatków w następnym roku.Po zakończeniu podatków Twój księgowy może doradzić, o ile dłużej powinieneś zachować dokumenty.Dokumenty dotyczące podatków, dokumentacji medycznej, konta emerytalnego i oszczędnościowego oraz dokumentacji mieszkaniowej powinny być utrzymywane na stałe.Dokumenty, które są odpowiednie dla twoich drogich przedmiotów, takich jak biżuteria, samochody i antyki, powinny być również utrzymywane na stałe.Wyciągi z kart kredytowych, które możesz chcieć przechowywać przez siedem lat, a rachunki za media, które zwykle możesz przechowywać przez około rok.

Gdy chcesz uporządkować pliki, możesz zaoszczędzić dużo czasu i przestrzeni, jeśli pozbywa się tego, czego nie potrzebujesz.Umieść każdy papier na stosie z innymi odpowiednimi papierami i cokolwiek, czego nie chcesz, położyć na innym stosie.Po zmniejszeniu rozmiaru wiesz dokładnie, ile miejsca potrzebujesz do swoich plików.

Foldery Manila są przydatne, jeśli chodzi o uporządkowanie plików.Napisz na karcie, co zawiera każdy folder i umieść foldery w kolejności alfabetycznej.Złóż dokumenty zawarte w każdym folderze w kolejność daty, na przykład, umieść starsze dokumenty z tyłu i nowsze z przodu.Jest to nie tylko łatwiejsze do znalezienia tego, czego potrzebujesz, ale także kiedy musisz wyczyścić foldery.

Pliki papierowe nie są jedynymi plikami, które mogą zostać niezorganizowane;Pliki cyfrowe również mogą.Aby wiedzieć, co musisz uporządkować, przejdź przez każdy obszar komputera i wyczyścić pliki, których już nie potrzebujesz, niezależnie od tego, czy są to zdjęcia, czy dokumenty.Jeśli nadal chcesz pliki, rozważ przeniesienie ich na klucz pamięci USB lub na pustą płytę CD.

Aby uporządkować pliki, powinieneś wyznaczyć określone miejsce dla każdego z nich.Podobnie jak w przypadku plików papierowych, wykonaj poszczególne foldery na komputerze zgodnie z określonymi kategoriami.Na przykład grupuj swoje projekty pracy w jednym folderze i zdjęcia z niektórych rodzinnych wakacji w innym i odpowiednio je oznacz.Niezależnie od tego, czy ich potrzebujesz, czy zdecydujesz, że chcesz je usunąć w przyszłości, wiesz dokładnie, gdzie je znaleźć.Aby upewnić się, że wszystko pozostaje zorganizowane, pamiętaj o prawidłowym oznaczeniu każdego zapisanego pliku cyfrowego i umieszczania go w odpowiednim folderze.

Posiadanie niesystematycznych plików może doprowadzić cię do oszołomienia i sfrustrowania, ale jeśli je zorganizujesz raz, możesz nie mieć, możesz nie miećzrobić je ponownie.Utrzymanie ich zorganizowania nieustannie uniemożliwi ponowne spędzenie czasu na ponownym przechodzeniu procesu organizacji początkowej.Poświęcenie czasu na zorganizowanie plików może spowodować, że będziesz w stanie znaleźć to, czego potrzebujesz, gdy potrzebujesz go bez wyczerpującego procesu wyszukiwania.Ponadto zorganizowanie plików w jednym miejscu uniemożliwi im stanie się bałaganu, które przepełnia się do reszty domu.