Jaki jest cykl wydatków?

Cykl wydatków jest rodzajem procesu, który pomaga zdefiniować, co dzieje się od punktu, w którym firma lub konsument decyduje, że zakup danego dobrego lub usługi jest niezbędny do tego stopnia, że zakup jest wypłacany w całości.Liczba i rodzaj kroków uwzględnionych w cyklu będzie się różnić w zależności od złożoności badań i ostatecznie uzyskiwania pozwolenia na dokonanie zakupu.Proces ten może być dodatkowo skomplikowany w oparciu o zasady i procedury zaangażowane w decydowanie o tym, kiedy i jak oferować płatność za te zakupy.

W przypadku wielu firm cykl wydatków zaczyna się od udzielania zgody na dokonanie konkretnego zakupu.Zazwyczaj strona, która chce dokonać zakupu, musi przedłożyć tak zwany formularz zapotrzebowania do agenta lub działu zakupu.Jeżeli agent dokonuje przeglądu zapotrzebowania i stwierdzi, że żądany element znajduje się w wytycznych dotyczących cen i ograniczeń budżetowych spółki, następny krok w cyklu jest wydanie numeru zamówienia zakupu.W tym momencie strona, która złożyła pierwotne żądanie, może skontaktować się z upoważnionym dostawcą i złożyć zamówienie, uważnie zauważając, że numer zamówienia przypisany przez agenta zakupu ma zostać uwzględniony w ramach szczegółów znalezionych na fakturze dla zamówienia.

Po złożeniu zamówienia i dostarczeniu wymaganego elementu następny krok w cyklu wydatków polega na uwzględnieniu otrzymania przedmiotu i przypisanie kosztu do określonego działu lub działu w strukturze spółki.W zależności od rodzaju zaangażowanej firmy przedmiot może być umieszczony w aktywnym ekwipunku, dopóki nie zostanie faktycznie wypłacany na określony dział.Na przykład surowce stosowane w tworzeniu towarów, które firma oferuje na sprzedaż, mogą odbywać się w magazynie firmy, dopóki nie zostaną zwolnione i obciążone działem, który służy jako pierwszy link w procesie produkcyjnym.

Ostatnie krokiCykl wydatków obejmuje planowanie płatności za zakupione towary.W niektórych przypadkach cykl jest bardzo krótki, jak w momencie, gdy płatność musi być przetargowana w momencie dostawy.Innym razem ta końcowa część cyklu wydatków może zorganizować aktualne zalegające faktury na podstawie terminów przypisanych przez dostawców, a zespół płatności z rachunkiem przeglądał i zatwierdza każdą fakturę do płatności.W tym momencie płatność ma się odbyć w faktycznym terminie lub wcześniej wymienionym na fakturze.W zależności od polis firmy ta płatność może być w formie transferu elektronicznego dokonanego na konto dostawcy lub czeku, który jest przygotowany i wysyłany na adres przekazu dostarczonego przez dostawcę.Zazwyczaj cykl wydatków jest uważany za zakończony po przetworzeniu płatności i wyczyścił bank emisujący.