Co to jest zarządzanie procesem przepływu pracy?

Zarządzanie procesami przepływu pracy to termin stosowany w technologii informatycznej (IT) i zarządzaniu procesami biznesowymi w celu opisania wszystkich kroków i infrastruktury wymaganej do tworzenia i obsługi elektronicznego procesu przepływu pracy.Proces przepływu pracy to seria kroków lub zadań, które muszą być wykonane przez różne obszary organizacji.Idealnie, proces ten odbywa się przy użyciu komputerowych narzędzi programowych w celu zwiększenia wydajności, przejrzystości i czasu zwrotu.

Chociaż termin ten jest dość długi, większość ludzi jest bardzo zaznajomiona z koncepcją przepływu pracy.Prostym przykładem jest żądanie zwrotu kosztów.Pracownik, który ponieśli koszt, wypełnia formularz ze wszystkimi informacjami, które ma, a następnie przekazuje je swojemu menedżerowi.Menedżer dokonuje przeglądu szczegółów, dodaje dodatkowe informacje i wskazuje zatwierdzenie lub odmowę żądania.Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, jest ono przekazywane do działu rachunków w celu przetwarzania i płatności.Jeśli zostanie odrzucony, zostanie zwrócony pracownikowi, zwykle z notatką o wyjaśnieniu.

Zarządzanie procesem przepływu pracy odnosi się do narzędzi i oprogramowania komputerowego używanego do tworzenia, wdrażania i obsługi tego procesu.Zazwyczaj jest to połączenie sprzętu, infrastruktury i oprogramowania.Rzeczywiste wymagane narzędzia i sprzęt zależą od wielkości organizacji i metody dostawy.Tradycyjnie narzędzia te były ograniczone do konkretnych użytkowników, ale zmiany w technologii umożliwiły dostarczanie narzędzi do przepływu pracy przez Internet.

Sprzęt i infrastruktura wymagana do zarządzania procesami pracy są przede wszystkim zależne od wybranego oprogramowania.Narzędzie internetowe będzie wymagało instalacji na serwerze internetowym, dostępu do Internetu, pojemności pamięci i bezpieczeństwa.Wymagana ilość sprzętu zwykle zależy od liczby użytkowników, woluminu transakcji i dostępności systemu.

Dostępne jest szeroki zakres narzędzi oprogramowania do zarządzania procesami pracy, ponieważ jest to znana kategoria produktu.Zdecydowana większość firm zwykle może zaoszczędzić czas i pieniądze za pomocą elektronicznego przepływu pracy.Dodatkowe korzyści obejmują lepszą przejrzystość i zdolność sprawozdawczą, a także odpowiedzialność dla wszystkich uczestników w tym procesie.

Podczas wybierania rozwiązania zarządzania procesem przepływu pracy zwykle należy pamiętać, że wykwalifikowany personel będzie zobowiązany do wdrożenia i obsługi tego rozwiązania.Wymagane umiejętności obejmują analizę biznesową, zarządzanie projektami, wsparcie oprogramowania i administracja.Ważne może być szczegółowe przegląd specyfikacji produktu, aby zapewnić pełne zrozumienie wymagań projektu.Analiza kosztów i korzyści to kolejny sposób na zapewnienie, że wszystkie warstwy organizacji są zaangażowane w projekt przed jego rozpoczęciem.