Jak napisać RFP?

Gdy firma decyduje się na zakup przedmiotu lub usługi i chce zabiegać o potencjalnych dostawców, najpierw pisze wniosek o propozycję (RFP).Oświetlenie określa kryteria, które chcą zająć się dostawcami, proponując, dlaczego powinni zostać zatrudniani do pracy.Ważne jest, aby napisać zapytanie ofertowe, które jest jasne i prosi o wszystkie potrzebne informacje, jednocześnie prezentując firmę w pozytywnym świetle.Słabo napisane zapytanie ofertowe może oznaczać, że firma może skończyć z przede wszystkim niewykwalifikowanymi lub słabszymi dostawcami lub wcale żadnymi propozycjami.

Pierwszym krokiem do napisania zapytania ofertowego jest po prostu wystarczająca, aby ustalić, czego dokładnie potrzebuje firma.Chociaż brzmi to dość podstawowo, jest to w rzeczywistości krok najczęściej ignorowany przez firmy.Wiele firm zaczyna pisać zapytanie ofertowe bez jasnego zrozumienia, jakie są ich potrzeby i pragnienia, i ostatecznie kończy proszenie o zbyt wiele, zbyt mało lub sprzeczne rzeczy.Wkład powinien być proszony od wszystkich zaangażowanych w projekt dotkniętych, a należy osiągnąć konsensus co do tego, co jest faktycznie potrzebne przed rozpoczęciem RFP.

Sprzedawcy będą musieli wiedzieć, co to dokładnie potrzebujesz potrzebne potrzebujesz potrzebujesz potrzebujesz potrzebuje potrzebujesz

potrzebujesz

I to, co po prostu chcesz, aby

zostało osiągnięte.Wiele firm popełnia błąd, gdy piszą zapytanie ofertowe tworzenia listy życzeń swoich wymarzonych funkcji, ale użycie

potrzeb słów takich jak powinien i musi .Sprzedawcy, którzy mogą nie być w stanie spełnić jednego lub dwóch z tych kryteriów, mogą w ogóle nie przedstawić propozycji, jeśli uważają, że kryteria są absolutnie konieczne.Ważne jest, aby zwrócić uwagę na używany język, oszczędzanie potrzebne słów, gdy są dokładne, i używając bardziej miękkiego języka, takiego jak pożądanie i Opcjonalne dla preferowanych funkcji. Zanim jakakolwiek propozycje zostaną rzeczywiście pozyskiwane, to także to takżeDobrym pomysłem, aby wiedzieć, jak będzie wyglądać idealna propozycja.Jeśli istnieje wiele aspektów, za pomocą których propozycje zostaną ocenione, na przykład, jeśli zostaną one ocenione na podstawie ceny, terminowości i gęstości funkcji, mają pojęcie, ile z tych funkcji będzie ważonych.Wiedz, w jaki sposób propozycja, która oferuje najniższą cenę, ale długi czas oczekiwania będzie porównywać się z propozycją, która jest dwa razy droższa, ale zajmuje połowę czasu.Pomoże to zmniejszyć zamieszanie i stres w dalszej części procesu. W rzeczywistości siedzenie, aby napisać RFP, może być dość bezbolesną i szybką procedurą po złożeniu podjęcia.Wprowadzenie powinno po prostu określić, dlaczego firma prosi o propozycje, i podawać przegląd reszty żądania, w tym ważnych kryteriów i terminów.RFP powinien następnie omówić zwycięską propozycję, a następnie pożądane cechy i kryteria wyboru zwycięzcy, zwłaszcza jeśli istnieją ustalone kryteria wyboru.Następnie należy podać harmonogram określony różnych dat porównawczych i ostatecznego terminu.Wreszcie, zapytanie ofertowe powinno dać wnioskodawcom pomysł, co będzie dalej, w tym, jak długo mogą się spodziewać, że usłyszysz, i czy ci, którzy nie wybrani mogą oczekiwać odpowiedzi.