Co robi sekretarz kościoła?

Sekretarz kościoła zwykle obsługuje wszystkie sprawy administracyjne dla kościoła, od odbierania telefonów po projektowanie biuletynów, tworzenie kopii i zarządzanie korespondencją.Jednak praca jest często czymś więcej niż tylko żonglowaniem dokumentami i dzwoniącymi telefonami.Większość sekretarzy musi również działać jako twarz dla całej organizacji.Podstawowa wiedza na temat kościoła, jego struktury i jego przekonań jest często niezbędna, ponieważ sekretarz może być wezwany do odpowiedzi na szerokie pytania od wielu ludzi.

Szczegóły tego, co robi sekretarz kościoła, koniecznie zależy od specyfiki spornej organizacji.Jednak przez większość czasu obowiązki administracyjne stanowią większość pracy.Sekretarz zwykle zarządza biurem Kościoła.Obejmuje to utrzymanie kalendarza głównego, planowanie spotkań i wiedzę, jak dotrzeć do wszystkich pracowników.Musi być dobrze zorientowany w programowaniu Kościoła i musi wiedzieć, jak kierować konkretne pytania od społeczeństwa.

Do pewnego stopnia sekretarz kościoła musi być ogólnym zasobem kościelnym, zarówno dla kongregantów, jak i świata zewnętrznego.Wewnątrz jest odpowiedzialny za łączenie członków kościoła z pastorami, zarządzanie rejestracjami na zajęcia i wydarzenia oraz publikowanie i dystrybucja ogłoszeń.Często obejmuje zarządzanie bazami danych e-mail, a także drukowane ulotki i biuletyny.

Sekretarze muszą również reprezentować kościół i jego programowanie do świata zewnętrznego.Nowicjusze z pytaniami dotyczącymi usług lub wydarzeń zwykle docierają do Sekretarza Kościoła jako pierwszy punkt odniesienia podczas dzwonienia.Sekretarz musi być w stanie uprzejmie i szczerze odpowiadać na pytania dotyczące kościoła i jego polityki.Planowanie poradnictwa duszpasterskiego, dostarczanie faktów na temat planowania ślubu i pogrzebu oraz odpowiadanie na pytania dotyczące podstawowych przekonań Kościoła należą do opisu stanowiska Sekretarza Kościoła.

W niektórych kościołach, szczególnie tych, którzy są bardzo duże, sekretarz kościoła może zostać przydzielony do indywidualnego pastora lub kapłana.Ten rodzaj sekretarza kościoła jest pod wieloma względami jak osobisty asystent.Będzie on zarządzał osobistym harmonogramem pastora i otrzyma i wyśle korespondencję w imieniu pastora.Sekretarz będzie wchodzić w interakcje z innymi członkami personelu kościoła i od czasu do czasu podejmie bardziej ogólne zadania, takie jak pomaganie w przygotowaniu cotygodniowych biuletynów, ale spędza większość każdego dnia w służbie tylko jednej osoby.Kościoły z tą strukturą zwykle zatrudniają wiele sekretarzy: często jeden dla każdego członka kierownictwa wyższego szczebla, a jeden lub więcej do siedzenia w recepcji i obsługi bardziej ogólnych zapytań.

Wszyscy sekretarze muszą zwykle współpracować, aby zachować spójność, zarówno pod względem pomocy, jak i w zarządzaniu zadaniami.Dotyczy to zarówno dużych kościołów z wieloma sekretarzami, jak i dla małych kościołów z różnymi asystentami administracyjnymi w niepełnym wymiarze godzin pracy w celu pokrycia pracy.Biuro kościelne jest integralną częścią większości organizacji kościelnych, a główną rolą sekretarzy jest zapewnienie, że urząd jest wydajny, skuteczny i pomocny.