Co robi ogólny administrator?
Ogólny administrator jest również znany jako kierownik biura lub asystent administracyjny.Podczas gdy opisy stanowisk będą się nieco różnić w zależności od firmy, ogólny administrator może być odpowiedzialny za obsługę wszystkich korespondencji, odbieranie linii telefonicznych, przyjmowanie wiadomości, przygotowywanie raportów i innych ogólnych obowiązków biurowych.W niektórych przypadkach ogólni administratorzy mogą potrzebować specjalistycznego szkolenia, aby wykonać niektóre z tych zadań w wysoce technicznych środowiskach biurowych.Termin ten jest najczęściej używany do pracy biurowej w krajach anglojęzycznych poza Ameryką Północną.
Jednym z głównych obowiązków ogólnego administratora jest obsługa całej korespondencji, nie tylko sprawdzanie poczty przychodzącej i upewnienie się, że dotrze do odpowiedniej osoby, ale także pisanie korespondencji poczty wychodzącej.Niektórzy ogólni administratorzy mogą być zmuszeni udać się na pocztę, aby odebrać pocztę, ale często poczta jest dostarczana do centralnej lokalizacji w biurze w celu dalszej dystrybucji.Obowiązek ten jest niezwykle ważny dla wielu firm, które mogą mieć oferty lub inne dokumenty, które należy zbadać w ścisłych terminach.
W niektórych środowiskach biurowych generalny administrator jest odpowiedzialny za przygotowywanie raportów na różnych platformach oprogramowania.Dlatego te pozycje wymagają dobrego zrozumienia oprogramowania biurowego, w tym produktów używanych do przetwarzania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji slajdów.Często ogólny administrator jest odpowiedzialny za pobieranie surowych informacji i umieszczenie ich w formacie, który jest atrakcyjny i reprezentacyjny.Przełożony zwykle podpisuje się na gotowym produkcie, zanim zostanie wysłany.
Wraz z pojawieniem się bezpośrednich rozszerzeń i poczty głosowej, zadanie ogólnego administratora w zakresie odbierania i przesyłania połączeń telefonicznych jest nieco zmniejszone w większości biur.Są jednak chwile, kiedy pracownik może zostać wezwany do odpowiedzi na telefony dla szefa lub innych kadry kierowniczej.Niektóre sprawy mogą nie być w stanie poczekać i administrator należy zrozumieć sytuację i wymyślić odpowiednią odpowiedź.Ponadto niektórzy kadra kierownicza wolą rozmowy telefoniczne osoby z front office przed ich wysłaniem.
Innym sposobem, w jaki ogólni administratorzy mogą oferować wsparcie administracyjne, jest zarządzanie bazą danych.Na przykład, jeśli firma ma członkostwo lub musi utrzymać listę sprzedaży, jest to obowiązek, który może spaść do generalnego administratora.Od tej osoby należy upewnić się, że baza danych nie ma przestarzałych informacji w celu utrzymania wiarygodnego kontaktu z klientami.
W niektórych biurach ogólny administrator jest również odpowiedzialny za ustanowienie i utrzymanie harmonogramu jednego lubWięcej kadry kierowniczej.W tej sytuacji administrator ustanowi spotkania, potwierdzi spotkania i będzie starał się w jak największym stopniu utrzymać dzień zgodnie z harmonogramem.Może to również obejmować organizowanie planów podróży.