Co robi asystent zarządzania?

Asystent zarządzania, znany również jako sekretarz wykonawczy, zapewnia pomoc jednemu lub więcej kierownictwu wyższego szczebla.Osoba ta może wspierać prezesa, dyrektora generalnego, wiceprezesa lub kierownika działu w organizacji.Obowiązki mogą być powiązane z funkcjami administracyjnymi specyficznymi z potrzebami kierownictwa i organizacji.Obowiązki pracy dla asystenta zarządzania zazwyczaj wykraczają poza ogólne funkcje urzędnicze, aby obejmować złożone zadania, takie jak badania analityczne i przygotowanie raportów.Asystent zarządzania może również nadzorować innych personelu biurowego w organizacji.

Osoba zatrudniona jako asystent zarządzania jest odpowiedzialna za obsługę funkcji administracyjnych dla jednego lub wielu kierownictwa wyższego szczebla.Obowiązki administracyjne, za które wykonawczy jest odpowiedzialny w organizacji, są zazwyczaj przypisywane tej osobie.Znaczna część tego wsparcia administracyjnego obejmuje przygotowanie notatek, e -maili i innej korespondencji w imieniu wykonawcy.Ta osoba utrzymuje system zgłoszenia, odpowiada na połączenia telefoniczne i prowadzi wiadomości.Dodatkowe obowiązki mogą obejmować sortowanie poczty i faksów.

Skuteczne wykonywanie obowiązków może wymagać dobrych umiejętności organizacyjnych i zdolności do wielozadaniowości.Sekretarz wykonawczy może być odpowiedzialny za organizację spotkań i konferencji.Może to również wymagać koordynacji wielu harmonogramów i obsługi wszystkich szczegółów dotyczących spotkania.Ogólnie rzecz biorąc, przygotowanie programu i zamawianie posiłków lub poczęstunku jest również częścią obowiązków tej osoby.

Gdy dyrektor musi podróżować w celu prowadzenia działalności, asystent zarządzania jest zwykle odpowiedzialny za zabezpieczenie linii lotniczych, wypożyczalni samochodów i ustaleń hotelowych w razie potrzeby.Asystenci zarządzania często utrzymują kalendarz kalendarza i utrzymują kalendarza wykonawczego codziennych i nadchodzących spotkań, spotkań i podróży związanych z firmą.Zazwyczaj przygotowuje materiały prezentacyjne dla swojego szefa, które są powiązane ze spotkaniami.

Wiele zadań administracyjnych przypisanych asystentowi zarządzającemu zależy od tego, co dyrektor jest skłonny przekazać.Może to prowadzić do bardziej złożonych zadań wykraczających poza podstawowe obowiązki duchowne, które są zazwyczaj wymagane dla kogoś, kto pomaga innej osobie.Przykładem tych złożonych zadań jest przygotowanie i rozpowszechnianie raportów.

Znajomość aplikacji komputerowych o umiejętnościach pośrednich lub zaawansowanych jest zwykle niezbędna do wykonywania zadań z minimalnym nadzorem.Asystent zarządzania może również zarządzać specjalnymi projektami związanymi z całą organizacją i utrzymywać bazy danych.W zależności od wielkości firmy obowiązki HR może być również częścią jego codziennych obowiązków.

Kolejna odpowiedzialność za niektórych asystentów zarządzania może również obejmować nadzorowanie personelu biurowego niższego poziomu w organizacji.Wymaga to umiejętności przywódczych i umiejętności zarządzania.Możliwe, że asystent zarządzania będzie musiał zaplanować, przypisać i monitorować przepływ pracy personelu biurowego w dziale.Wraz z nadzorem asystent jest zazwyczaj osobą do codziennych operacji biurowych dotyczących sprzętu biurowego lub problemów z konserwacją budynku.