Co robi prywatna sekretarz?

Prywatny sekretarz często zgłasza się do właściciela dyrektora korporacyjnego lub małej firmy.Ten specjalny asystent może wykonywać rutynowe zadania, takie jak odbieranie połączeń telefonicznych, otwieranie poczty i ustalanie spotkań.Praca może również obejmować uczestnictwo w spotkaniach, robienie notatek i wpisaniu minut tych sesji.Gdy menedżer jest zobowiązany do podróży, sekretarz może być odpowiedzialny za dokonywanie rezerwacji linii lotniczych i hotelu lub zatwierdzenie funduszy na wydatki.

Głównym celem prywatnego sekretarza jest często obsługa przyziemnych zadań, które w przeciwnym razie zajęłyby wieleczas kadry kierowniczej.Ten pracownik jest również wykorzystywany, aby uniemożliwić menedżerowi nadmierne przerwy, zarówno osobiście, jak i przez telefon.Z tego powodu sekretarz często sprawdza połączenia telefoniczne i gości, biorąc wiadomości dla szefa, a nie pozwalając osobom na bezpośrednio rozmowę z tą osobą.

Prywatna sekretarz może również sprawdzić pisemną korespondencję.Może to obejmować odebranie poczty i otwieranie jej.Listy, które muszą być obsługiwane przez szefa osobiście, można następnie przekazać.W niektórych przypadkach Sekretarz może mieć dostęp do korporacyjnych kont e-mail i sprawdzić je również.

Gdy dyrektor wykonawczy odbywa się spotkanie, czasami uczestniczy prywatna sekretarz.Jest tak, aby Sekretarz mógł robić zanotowanie na spotkaniu i zapisywać postawione pytania.Po wydarzeniu sekretarz może być odpowiedzialny za wpisanie minut i dystrybucję ich uczestnikom.

Prywatna sekretarz często działa jako rodzaj osobistego asystenta.Czasami oznacza to opiekę nad podróżami dla przełożonego.Asystent może również zaplanować spotkania dla dyrektora prowadzące działalność związaną z tą podróżą, na przykład odbierając samochód wynajmujący lub odrzucając czyszczenie na sucho.

W wielu organizacjach ten specjalny asystent ma wiele wspólnego z budżetem departamentów.Prywatny sekretarz może być odpowiedzialny za składanie propozycji nowych projektów i uzyskanie szacunków na pracę lub materiały.W niektórych przypadkach pracownik ten może być odpowiedzialny za drobny fundusz gotówkowy lub zakupy zaopatrzenia biurowego.

Ilość edukacji potrzebnej do zostania prywatnym sekretarzem różni się w zależności od organizacji, ale ogólnie obejmuje przynajmniej dyplom szkoły średniej.Pomocne mogą być również kursy uczelni w administracji biznesowej.Oczekuje się przyjemnej osobowości i zdolności do dobrej pracy pod presją, ponieważ sekretarz ten może być wymagany do wykonywania wielu różnych zadań w ciągu dnia roboczego.