Co robi asystent projektu?

Asystent projektu zwykle pomaga kierownikowi projektu lub dyrektorowi projektu z obowiązkami niezbędnymi do wykonania pracy.W większości przypadków obejmuje to funkcje urzędnicze i administracyjne.Asystent projektu może również uczestniczyć w spotkaniach i prawdopodobnie będzie odpowiedzialny za odpowiadanie na pytania pod nieobecność kierowników projektu.W zależności od wielkości projektu asystent może być poświęcony jednej pracy i kierownikowi projektu lub może pomóc więcej niż jednego menedżera w więcej niż jednym projekcie..Większość projektów opiera się w dużej mierze na plikach i arkuszach kalkulacyjnych, w tym liniach czasowych, budżetach i listach zadań.Utrzymanie tych aktualizacji, komunikowanie aktualizacji i dokumentowanie zmian jest kluczową częścią zarządzania projektami i są obowiązkami, które ogólnie spadają na asystenta, gdy taki jest.Wiele firm ma szczególne wymagania dotyczące tego, co należy udokumentować, a co należy przechowywać w plikach fizycznych.

Inne rodzaje dokumentów często spada również na asystenta projektu.Może to obejmować żądanie formularzy i zezwoleń ubezpieczeniowych i zezwolenia, wypełnianie zamówień zakupu i nie tylko.Często obejmuje również zarządzanie korespondencją, takie jak dostarczanie regularnych raportów i aktualizacji klientowi.

Asystent projektu często uczestniczy w spotkaniach i uczestniczy w połączeniach konferencyjnych.Zazwyczaj obejmuje to zarówno wewnętrzne spotkania zespołowe, jak i spotkania klientów.W wielu przypadkach asystent będzie miał za zadanie robić notatki z spotkania oraz opracowywać i dystrybuować raport spotkania.Ważną częścią takich raportów jest identyfikacja elementów działania i przypisanie odpowiedzialności za każdy.Ważne jest również zidentyfikowanie terminów.

Podczas gdy kierownik projektu lub dyrektor tradycyjnie ponosi większą odpowiedzialność za podejmowanie decyzji, zarządzanie relacjami z klientami i zapewnienie, że projekt pozostaje w stanie i harmonogramie, asystent musi być świadomy statusu statusuProjekt przez cały czas, ponieważ może zostać wezwany do odpowiedzi na pytania, jeśli menedżer jest niedostępny.Menedżerowie projektów mogą być na spotkaniach, chorych lub na wakacjach, gdy członek zespołu lub klient potrzebny jest informacja.Wiedza o tym, gdzie znaleźć dane, ma kluczowe znaczenie.

Asystent projektu, który nie jest poświęcony jednym projektowi, ale jest odpowiedzialny za wspieranie wielu menedżerów lub wielu projektów, będzie odpowiedzialny za wykonywanie tych obowiązków dla każdego projektu.Oznacza to, że asystent musi być bardzo zorganizowany.Musi także być w stanie nadać priorytet obowiązkom i wiedzieć, co robić, gdy wymagania dwóch lub więcej projektów są sprzeczne