Co robi sekretarz?

Sekretarze mogą mieć szereg obowiązków w zależności od miejsca pracy, ale ogólnie są odpowiedzialni za płynne prowadzenie biur poprzez wykonanie mieszanki zadań zarządzania administracyjnego i niskiego poziomu.Ci specjaliści często odpowiadają na telefony i e-mailem korespondencję i zarządzają systemami zgłoszenia;Mogą również sortować pocztę, organizować spotkania i koordynować komunikację między biurem.W większości przypadków praca jest uważana za „poziom podstawowy”, co oznacza, że do sukcesu nie wymaga żadnych specjalnych umiejętności ani kwalifikacji edukacyjnych.Tak samo, zwykle jest miejsce na awans.Ludzie z dużym potencjałem lub doświadczeniem często starają się ubiegać o coraz bardziej prestiżowe prace z wyższymi i wyższymi wynagrodzeniami.

Asystent administracyjny, urzędnik i asystent osobisty są zwykle zawarte w tym parasolu.Wszystkie te stanowiska są administracyjne i wszystkie zwykle koncentrują się na dokumentacji i elektronicznym zarządzaniu dokumentami.Jednym z niewielu wyjątków jest poziom rządowy lub inni oficjalni „sekretarze”, takie jak Sekretarz Obrony lub Sekretarz Skarbu.Chociaż tytuły te mogą sugerować funkcję czysto niskiego poziomu, urzędnicy w tych rolach są na ogół dość wysokie ranking i zazwyczaj sami wykonują pracę administracyjną lub duchowną.

Umiejętności duchowne

Zarządzanie biurem jest jednym z najważniejszych zadań sekretarskich.Ta kategoria pracy może być nieco szeroka, ale prawie zawsze obejmuje obowiązki administracyjne i urzędnicze.Sekretarze często zarządzają dokumentami biurowymi, które obejmują wysyłanie i odbieranie poczty, tworzenie i organizowanie systemów zgłoszenia oraz zarządzanie korespondencją.W większości ustawień umiejętności komputera i edytora tekstu są niezbędne.

Odpowiedź na rozmowy telefoniczne jest również ważną częścią pracy w większości miejsc.Sekretarze są często pierwszymi klientami, z którymi klienci będą rozmawiać podczas dzwonienia firmy.W związku z tym zwykle wymagane są dobre maniery i uprzejme zachowanie.Specjaliści muszą zazwyczaj wykazywać wiele takt, gdy podejmując wiadomości, umieszczając dzwoniących lub odpowiadając na podstawowe pytania.

Planowanie i kalendarz

W wielu ustawieniach personel administracyjny odpowiada za zarządzanie kalendarzami biurowymi, a także poszczególne kalendarze pracowników.Często są odpowiedzialni za planowanie spotkań i spotkań oraz uważanie na konflikty i podwójne książki.To zadanie jest szczególnie wyraźne w miejscach takich jak praktyki medyczne, w których pacjenci nieustannie wzywają wizyty, ale mogą wystąpić w dowolnym miejscu pracowników wyższego szczebla „poszukiwani”.Nawet jeśli jest to tylko kwestia planowania spotkania na lunch lub zorganizowanie rezerwacji obiadowych, sekretarze są zwykle niektórymi z pierwszych osób, do których kierownicy zwracają się o pomoc.

Obowiązki zarządzania

Oprócz umiejętności biurowych, personel administracyjny musi być menedżerami czasu i ludzi.Muszą przewidzieć potrzeby personelu biurowego, szybko rozwiązać problemy wewnętrzne i skutecznie pracować, aby koordynować i zbierać różne osoby.Doskonałe umiejętności ludzi są bardzo ważne, szczególnie jeśli chodzi o zarządzanie kierownictwem i innymi ważnymi pracownikami.Wiele pracy może być „za kulisami”, a sekretarze przewidują potrzeby i żądania ich przełożonych przed dokonaniem nawet prośbUrzęda zlecenia dziobania biurowego.Zazwyczaj odpowiadają zarówno na kierownictwo średniego, jak i wyższego szczebla, i zwykle muszą pomóc wszystkim.Duże firmy i biura często mają jednak całe pule sekretarskie, w którym to przypadku pojawia się coś bardziej dopracowanej hierarchii.W tych ustawieniach niektórym pracownikom mogą mieć zadanie zadań, takich jak składanie i odbieranie rozmów telefonicznych, podczas gdy inni mogą zarządzać harmonogramami i wchodzić w interakcje z wysokimPersonel rankingowy.Postęp w tych biurach zwykle zależy od czasu i doświadczenia.

Niektóre z najbardziej prestiżowych dzieł, jakie może uzyskać sekretarz, znajduje się w sferze pomocy osobistej.Wielu wyższych kierowników i liderów korporacyjnych ma oddanych administratorów, których całe życie zawodowe jest poświęcone opiece i zarządzaniu harmonogramem jednego lidera.Ten rodzaj sekretarza musi zazwyczaj pracować długie godziny i radzić sobie z czasem nieprzewidywalnymi wymaganiami i prośbami, ale często jest jednym z najlepiej opłacanych i najbardziej szanowanych zawodów.

Wymagania dotyczące szkoleń i szkolnictwa

Różni pracodawcy mają różne wymagania dotyczące wykształcenia ich sekretarzy.W niektórych przypadkach potrzebny jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny, podczas gdy w innych preferowane są faktyczne certyfikaty sekretarskie lub stopnie.Uczelnie społeczne i szkoły zawodowe często oferują programy, w których zainteresowani uczniowie mogą nauczyć się tajników przetwarzania tekstu i zarządzania biurami.Podjęcie tego rodzaju jest oczywiście dobrym pomysłem, nawet jeśli nie jest to ściśle wymagane, ponieważ może pomóc w wyróżnianiu się aplikacji i może dać nowym zatrudnieniu nogę, jeśli chodzi o doświadczenie.

Specjalne okoliczności: Sekretarze oficjalni i rządowi

Termin „Sekretarz” nie zawsze może przywiązać do administratora biura.W niektórych przypadkach, szczególnie tych, którzy obejmują wysoko rangi urzędników państwowych, oznaczenie można wykorzystać w honorowej zdolności do wskazania zarządzania szerokim sektorem rzeczy.Urzędnicy, którzy kierują departamentami lub nadzorują główne dywizje rządowe, mogą korzystać z tytułów sekretarskich, ale ich zadań nie należy mylić z bardziej powszechnymi rolami zarządzania biurami.