Co robi sekretarz/recepcjonista?

Sekretarz/recepcjonistka to wykwalifikowany profesjonalista, którego obowiązki zawierają zarówno zadania administracyjne, jak i obsługi klienta.Wiele zadań sekretarza/recepcjonistów jest wymienionych po prostu pod jednym lub drugim stanowiskiem, nawet jeśli zawierają obowiązki pracy z obu kategorii.Profesjonalista w tej dziedzinie zwykle ma różne umiejętności, w tym umiejętności czytania i pisania komputerowego, umiejętności zarządzania klientami i umiejętności organizacyjne.

Sekretarialna część pracy sekretarza/recepcjonistów często koncentruje się na zarządzaniu organizacjami i biurze.Sekretarze często utrzymują pliki firm i mogą być odpowiedzialni za wprowadzanie danych i konserwację archiwalną.Sekretarze są również często odpowiedzialni za wszystkie normalne codzienne dokumenty w firmie i mogą spędzać dużo czasu na zarządzaniu raportami, dokumentacjom wysyłkowym i notatkom między biurami.W zależności od rodzaju branży sekretarz może być również odpowiedzialny za rozliczenie klientów i niektóre obowiązki księgowe.

Obowiązki recepcjonistyczne wymagane w pracy sekretarza/recepcjonistów zasadniczo wymagają współpracy z klientami i klientami firmy.Recepcjonistowie zwykle służą jako powitanie i mogą być pierwszą osobą, jaką klienci spotykają, gdy wchodzą do drzwi.Używanie tego pojemności, konieczne są doskonałe umiejętności komunikacyjne i obsługi klienta, ponieważ recepcjonista może nadać ton interakcji klientów z firmą.Umiejętności recepcjonistyczne mogą również obejmować obowiązki telefoniczne, harmonogram i opiekę nad biurem lub VIP -ami klientów.

Praca sekretarza/recepcjonistka może zawierać wszystkie powyższe zadania, a także wiele bardziej specyficznych dla każdej pracy.W wielu firmach sekretarz/recepcjonistki będą musieli nauczyć się wyspecjalizowanego oprogramowania używanego do obsługi fakturowania, dokumentów biurowych i przechowywania danych dla firmy.Oczekuje się, że wielu profesjonalistów w tego rodzaju pracy nauczą się terminologii branży, aby mogli lepiej pomóc klientom i wyjaśnić problemy innym personelowi.Ponieważ służą jako centralny kanał dla prawie wszystkich operacji biznesowych, sekretarz/recepcjonistki są często odpowiedzialne za usługi pracowników i kampanie morale i mogą być odpowiedzialne za tworzenie wydarzeń biurowych i nadzorując biuletyny firmy.

Istnieje kilka podstawowych umiejętności, które mogą być bardzo pomocne dla każdego w pracy sekretarza/recepcjonistów.Umiejętność korzystania z komputera, w tym znajomość wszystkich wspólnych systemów operacyjnych, podstawowych programów graficznych i arkuszy kalkulacyjnych oraz badań internetowych, jest prawie powszechnie wymagana w tych zadaniach.Ważne umiejętności są również ważnymi umiejętnościami i czytelnym sceną.Dobre umiejętności organizacyjne mogą być kluczem do optymalnej wydajności tej zdolności, ponieważ mogą zmniejszyć szansę na zamieszanie i nieporozumienia w miejscu pracy.Wreszcie, przyjemne nastawienie i profesjonalna postawa może pomóc sekretarzowi/recepcjonistom pozostać w dobrych stosunkach z innymi pracownikami i pomóc firmie zbudować doskonałą reputację.