Co robi koordynator administracyjny?
Zasadniczo koordynator administracyjny zarządza i wspiera biura firmy lub organizacji.Główne obowiązki zawodowe zazwyczaj obejmują kompleksowe wsparcie administracyjne, nadzorowanie personelu wsparcia i pomoc w zarządzaniu budżetem.Zadania te są odpowiednie dla osoby, która jest zmotywowana, skrupulatna i praktyczna.
Podstawowe obowiązki
Główną rolą koordynatora administracyjnego jest łącznik między działami, zewnętrznymi dostawcami i członkami personelu.Aby skutecznie funkcjonować, większość organizacji ma złożoną hierarchię osób i specjalistów, którzy muszą współpracować, aby załatwić sprawę.Koordynatorzy administracyjne zazwyczaj organizują, nadzorują i ułatwiają ten przepływ pracy.Można je również wezwać, aby poznać szczegóły techniczne i wewnętrzne działania organizacji w celu zapewnienia specjalistycznego wsparcia.
Na przykład, jeśli członek wydziału na uniwersytecie potrzebuje zwrotu kosztów podróży, koordynator może potrzebować współpracy z kilkomainne działy w celu zabezpieczenia funduszy.Może on lub ona współpracować z biurem podróży, działem księgowym, pracownikami wsparcia wydziału lub innymi, aby przetworzyć niezbędne informacje dla członka wydziału.Koordynator administracyjny ze specjalistyczną wiedzą na temat protokołu refundacji uniwersyteckich może zwykle lepiej służyć członkowi wydziału niż inni pracownicy szkoły.
Personel zarządzający
Koordynator administracyjny dużej organizacji zwykle zarządza personelem wsparcia.Ci personel zazwyczaj obejmują pracowników bez nadzoru w dziale, którzy świadczą usługi urzędnicze, sekretariatu lub finansowe.Większość koordynatorów jest również odpowiedzialna za zatrudnienie nowych pracowników, ocenę lub upomnienie obecnych pracowników oraz ustalanie zadań pracy.
Obowiązki wsparcia
Koordynator administracyjny może być zmuszony do wykonywania podstawowych obowiązków biurowych, zwłaszcza jeśli organizacja, dla której pracuje, jest mała.Może być zaangażowany w utrzymywanie baz danych, tworzenie raportów, pisanie listów i pracy nad innymi ogólnymi działaniami wsparcia.Koordynatorzy często odpowiadają za utrzymanie biura, w tym zakupy, współpracę z zarządzaniem obiektami i zabezpieczenie konserwacji sprzętu.
Budżetowanie
Kolejnym ważnym zadaniem dla koordynatora administracyjnego jest przygotowanie i wdrożenie budżetu organizacji.Większość koordynatorów jest zwykle w pewnym stopniu zaangażowana w zarządzanie finansami ich firmy.Często są zaangażowani w monitorowanie sposobu wydawania pieniędzy, pomagając w kontrolowaniu kosztów, zatwierdzanie wydatków i pisanie raportów finansowych.
Zostanie koordynatorem administracyjnym
Głównym kwalifikacją dla koordynatora administracyjnego jest wcześniejsze doświadczenie zawodowe, a wiele organizacji wymaga równoważnegosiedem lat wsparcia administracyjnego.Wielu koordynatorów wcześniej zajmowało stanowiska jako menedżerów biurowych lub administracyjnych, asystentów administracyjnych lub przedstawicieli obsługi klienta.Oprócz doświadczenia, wiele z tych stanowisk wymaga minimum dyplomu ukończenia szkoły średniej lub ogólnej równoważności dyplomu (GED).Niektóre organizacje mogą wymagać licencjata, a nawet dyplomu na poziomie absolwenta.