Co robi oficer administracyjny?

Podstawowym zadaniem każdego urzędnika administracyjnego jest zarządzanie dokumentami i zadaniami personelu potrzebne, aby upewnić się, że codzienna firma działała sprawnie.Tego rodzaju profesjonaliści są zwykle nieco wysokie i zazwyczaj mają obowiązki przywódcze oprócz pracy na biurku.Większość korporacji i podmiotów rządowych zatrudnia tego rodzaju ludzi, aby upewnić się, że działalność wewnętrzna i funkcje biznesowe odbywają się tak, jak powinny.W prawie każdym kontekście zadanie obejmuje cztery główne funkcje: komunikacja, koordynacja, codzienne zadania administracyjne i długoterminowe planowanie.

Rola w korporacjach

Wielu najbardziej znanych funkcjonariuszy administracyjnych pracuje w firmach.W dużych firmach często istnieje cały podział poświęcony sprawom administracyjnym, a oficer służy jako głowa.Mniejsze organizacje zazwyczaj zatrudniają tego rodzaju profesjonalistę do pracy z innymi liderami w znacznie bardziej praktyczny sposób.W obu przypadkach praca koncentruje się na zarządzaniu.Urzędnik administracyjny odpowiada za nadzorowanie procesów i personelu, aby upewnić się, że firma jest w stanie osiągnąć określone cele.Może to obejmować wszystko, od przypisywania projektów po pisanie raportów i analizę numerów wyjściowych.Wiele prac jest „wewnętrzne”, co oznacza, że jest to oparte na raporcie i zgłoszeniu papieru.

Pozycje rządowe

Większość rządów potrzebuje również funkcjonariuszy administracyjnych, chociaż świat tych profesjonalistów zwykle jest nieco inny.Zamiast pomagać firmie osiągnąć własne cele, zadaniem tej osoby jest pomoc publicznemu, jak radzą sobie wybrani lub wyznaczeni liderzy.On lub ona może również współpracować z tymi liderami, aby upewnić się, że pozostają na dobrej drodze.Praca jest nadal bardzo zorientowana na papier i obejmuje wiele pisania raportów i chrupania liczb.Główną różnicą jest zamierzona publiczność i nadrzędny cel.

Komunikacja

Urzędnicy administracyjne zarówno w firmach, jak i biurach rządowych zwykle muszą się skupić na komunikacji.Specjaliści ci są zwykle związani zarówno z kierownictwem wyższego szczebla, jak i personelem pierwszej linii, a do pewnego stopnia odpowiadają za przekazywanie wiadomości między tymi dwiema grupami.Cała komunikacja zwykle musi być jasna, zwięzła i mieć profesjonalny ton.Możliwość ustalenia, jakie informacje do podzielenia się i najlepsza metoda komunikacji jest zwykle bardzo ważna.

Koordynacja działań zespołowych

Większość funkcjonariuszy administracyjnych skupi się również na zgromadzeniu różnych grup ludzi, aby produkować albo produkowaćkonkretne raporty lub uzyskanie pewnych informacji o tym, jak się sprawy.Rodzaje działań i zespoły, które muszą być skoordynowane, zależą od branży, funkcji biznesowych i ogólnych praktyk biznesowych.Na przykład w firmie usługowej funkcjonariusze mogą potrzebować koordynowania lokalizacji techników, miejsc pracy i dostaw produktów.W praktyce medycznej praca może obracać się wokół usprawnienia przepływu informacji między pacjentami, przedstawicielami handlowymi, konsultantami i specjalistami medycznymi, którzy stanowią podstawę praktyki.

Codzienne zadania administracyjne

Prawie każda organizacja ma również wiele mniejszych zadań, które mogą wydawać się przyziemne, ale muszą zostać ukończone, aby firma mogła działać jak zwykle.Wiele z nich dotyczy dokumentów, a większość z nich należy do głównego opisu stanowiska administracyjnego.Obejmuje to płacenie rachunków, wydawanie faktur klientom, przetwarzanie płatności i tworzenie płac dla personelu.Przekazania do rządu i innych agencji należy również wysłać z prawidłową dokumentacją wspierającą.

W małych firmach lub agencjach urzędnik administracyjny często odpowiada za te zadania.Kierownicy o większej mocy często nie wykonują tego rodzaju zadań osobiście, woląc zamiast tegoLegat je do więcej młodszych pracowników i mdash;Ale zwykle pozostają odpowiedzialni za upewnienie się, że są one wykonane właściwie i na czas.Kiedy firma ma problem z rozliczeniami lub pozostaje w tyle za dużymi płatnościami, urzędnik administracyjny jest często jedną z pierwszych osób obwinionych.

Planowanie roli

praca urzędnika administracyjnego zwykle stawia go w centrum wszystkich działań biznesowych, co daje interesującą perspektywę na to, jak wiele różnych rzeczy działa i działa.Firmy i rządy mogą szukać sposobów wykorzystania tego rodzaju podejścia „zobacz wszystkie”, jeśli chodzi o planowanie całej organizacji.Może to być tak proste, jak określenie rozsądnych celów w nadchodzącym kwartale lub pomoc w strategii podejścia do kampanii.Urzędnik administracyjny może zostać oskarżony o znalezienie większej przestrzeni dla organizacji, planowanie ruchu i zaprojektowanie przestrzeni roboczej, na przykład lub może być zadane ustalenie, czego potrzebują obywatele, jeśli chodzi o coś, co konkretne, szukając ulgi podatkowej, a następnie szukanieRóżne rozwiązania i możliwe poprawki.

Uzyskanie pracy

Nie ma jednej listy tego, czego potrzeba, aby zostać oficerem administracyjnym, częściowo z powodu różnych możliwości.Wymagania dotyczące przywództwa w dużej korporacji są naprawdę różne od wymagań w małym biurze non-profit lub samorządu lokalnym.Większość kandydatów ukończyła studia szkoleniowe w dziedzinie administracji biznesowej lub zarządzania, który pokazuje ich doświadczenie, jeśli chodzi o działalność wewnętrzną i koordynację personelu.Jednak poza podstawową edukacją wiele pozostaje dla indywidualnej firmy.

Wielu pracodawców jest bardziej zainteresowanych powiązanym doświadczeniem zawodowym niż referencje akademickie.Doświadczenie w rozwiązywaniu problemów, zarządzanie konfliktami i korzystanie z systemów komputerowych jest bardzo ważne.Możliwość radzenia sobie z presją, pracy w ograniczeniach czasowych i radzenia sobie z sprzecznymi priorytetami może być również bardzo przydatna.W większości przypadków staranne przegląd konkretnego opisu stanowiska jest najlepszym sposobem dla kandydatów, aby dowiedzieć się, jakiej konkretnej okazji rzeczywiście będzie wymagała.

Unikanie zamieszania z administratorami biur

Tytuł stanowiska „administracyjnego” może być czasami łatwy do pomylenia z podobno brzmiącym „administratorem biura” i asystentem biura administracyjnego, chociaż oba są zwykle zupełnie inne.Administrator biura lub asystent biura jest w zasadzie sekretarzem lub pracownikiem wsparcia, który odgrywa bardzo młodszą rolę w składaniu się, odpowiadaniu na telefony i innych prac administracyjnych na niskim poziomie.Funkcjonariusze są częściej kadry kierowniczej, którzy mają wiele szkoleń i wiedzy i działają bardziej jako liderzy niż kibice.Oba rodzaje miejsc pracy obejmują zarządzanie różnymi zadaniami papierowymi, tylko na bardzo różnych poziomach.